Архив метки: Система управления

О связях между управленческими методологиями. Рубрика Вопрос-Ответ

Вопрос:

Дмитрий, я немного запутался в некоторых управленческих методологиях и компетенциях. Помоги разобраться.

У меня получается винегрет следующих терминов: стратегия и ССП, мотивация/стимулирование персонала и КPI, корпоративный контроллинг и KPI.

По отдельности вроде всё понимаю. Но как начинаю выстраивать вместе – не срастается…

Ну поехали…

Для начала я вставлю картинку из семинара «Построение системы управления»:

СвязиМеждуОбъектамиСистемыУправления

Во-первых, в основе любого бизнеса лежит удовлетворение потребностей клиентов и владельца ОДНОВРЕМЕННО!!!

Это две переменные, от которых строится ЛЮБОЙ бизнес. Требования рынка первичны, если у рынка нет потребности или болей в терминах Теории ограничений, то бизнеса – нет. Но наличия потребностей в отсутствие того, кто хотел бы их удовлетворить – бизнес тоже не появляется.

Здесь впервые появляется слово СТРАТЕГИЯ. Это слово затасканное и не определенное, что только не называют стратегией. Условно стратегии делятся на три уровня: корпоративный, бизнес и операционный.

Уровни стратегии

Самый высокий уровень стратегии определяется в следующих областях:

  • Миссия
  • Видение
  • Ценности

Слова затасканы не менее, чем само слово стратегия. Миссия – отвечает на вопрос «зачем?», зачем владельцу вся эта байда? Психологически – это ценности самого высокого уровня, часто не осознаваемые, но создающие смысл существования компании. Некоторые эксперты в этом смысле употребляют термин «Видение».

Видение – это то, каким владелец представляет собой воплощение этой миссии.

Ценности – это ограничения на способы реализации видения и миссия. Они определяют, что считается приемлемым, а что неприемлемым.

Собственно, основа любой стратегии – это выбор, ответ на вопрос, чем мы будем заниматься, и чем точно НЕ БУДЕМ заниматься. Причем ответ на второй вопрос – значительно важнее первого. Потому что мы будем заниматься всем, что не попадает в категорию НЕ ЗАНИМАЕМСЯ.

Миссия, Видение и Ценности – образуют рамки самого верхнего уровня. Они помогают ответить на вопрос, а кто вообще наши клиенты?

Потом мы спускаемся на этаж ниже: мы начинаем классифицировать наших потенциальных клиентов. Для удобства их лучше группировать по схожести поведения при принятии решений, а это определяется в первую очередь болями, т.е. наиболее важными потребностями. Здесь инструменты маркетинговые от ТОС – очень даже в тему.

Дальше не полезу в УТП и ПЦ, скажу только, что на выходе из этой истории мы получаем рыночные сегменты и продукты и услуги для каждого рыночного сегмента – т.е. СБЕ и шаблон конкурентной стратегии на рынке: лидерство по издержкам, лидерство по клиенту или лидерство по продукту. Важно, что это вершины треугольника и наша стратегия может располагаться где-то на его ребре ближе к одной или другой вершине, т.е. может быть комбинированной.

Структура СБЕ – это и есть структура бизнеса. Это вводные данные для целеполагания и организационного проектирования.

Начнем с целеполагания. Существует много методов декомпозиции первоначальных целей. Математически, все эти методы делятся на деревья и графы.

Дерево целей появилось первым еще в 60-х годах прошлого века. Разработано корпорацией PATTERN. Target Funnel – это возврат к дереву целей только редуцированная до показателей. Особенность всех методов деревьев целей – это постепенная декомпозиция от начальной глобальной цели до тактических целей. Недостаток всех этих методов: в какой-то момент на одной из веток дерева меняется принцип декомпозиции, появляется другой смысловой слой, а методика не приспособлена к таким смысловым переходам, кроме того запрещены связи между отдельными «ветвями». Но у всех деревьев целей есть очень приятный момент – простота и наглядность.

Когда стало понятно, что нужны многомерные способы постановки целей, лишенные недостатков деревьев, появилась ССП, которая, строго говря,  является частным случаем отечественной разработки Пространства Инициирования Целей. ССП может применяться ТОЛЬКО для бизнес-единиц и бизнес-стратегий, в то время как метод Пространства Инициирования Целей – универсален и может применяться для любых уровней систем.

Собственно ССП – это сложный инструмент, в рамках которого существуют:

  • Цели и их смысловые слои (перспективы)
  • Показатели разного уровня плюс критерии их оценки, т.е. KPI. Выход на контроллинг и мотивацию
  • Список стратегических функций и проектов (инициатив), которые обеспечивают конкурентное преимущество компании – выход на оргпроектирование
  • Перечень процессов контроля и обратной связи, т.е. элементы управленческого учета. Точнее – в управленческом учете выделяются стратегически важные объекты учета. Выход на контроллинг
  • Перечень ответственных за показатели (только в объединении с оргпроектированием). Выход на мотивацию

Еще нужно не забывать, что ССП изначально инструмент не стратегический, а подход к управленческому учету, просто он шикарно закрыл потребности в обеспечении стратегического управления. Так, что строго говоря, карты целей и показателей могут применяться и для нестратегического учета, это просто способ визуализации целей, показателей и связей между ними. Но декомпозиция карт ССП в карты ССП – это очень большая отдельная техническая тема.

Собственно от ССП можно возвращаться к Target Funnel – т.е. взять из карты связанные причинно-следственными связями показатели и выбросить саму карту :)

В ТОС есть отдельный инструмент – дерево Стратегии и Тактики. Оно построено из определения стратегии, данного Голдраттом: Стратегия – это что делаем (цель)? а Тактика – Как делаем? Причем на следующем уровне Тактика становится Стратегией. Реально, это попытка переизобрести дерево целей, к которому  добавили внутреннее содержание для каждого элемента. Другое дело, что в попытках переизобрести можно найти отдельные очень полезные фишки. Кстати, дерево Стратегии и Тактики – классный инструмент для визуализации операционных стратегий (потому как, именно операционной стратегии соответствует определение, данное Голдраттом), все остальные инструменты, включая ССП – либо чересчур тяжеловесны и трудоемки, либо недостаточно обоснованные и упрощающие. А дерево Стратегии и Тактики – с одной стороны обладает простотой дерева целей, с другой стороны  — многомерно, т.к. каждый элемент содержит в себе аж 5 сущностей: Стратегия, Тактика, Необходимые предпосылки (другой перевод: предпосылки Необходимости), Достаточные предпосылки и Параллельные предпосылки. Но у дерева Стратегии и Тактики есть один недостаток — в нем нет измеримых показателей, так что все равно понадобится или карта ССП или Target Funnel, причем воронку показателей можно разработать на основе дерева Стратегии и Тактики. Ну это тоже отдельная большая тема…

Коротко об оргпроектировании – это, по сути, определение состава функций и подразделений, которые их выполняют. Подразделения декомпозируются на должности и штатное расписание. Должности – это основа для определения требований к компетенциям сотрудников. Собственно структура подразделений и закрепленных за ними функций, а также границ ответственности и прав на принятие решение – это и есть организационная структура. Она существует в комплекте документов:

  • Положение об оргструктуре
  • Органиеграмма
  • Положения о подразделениях (ПП)
  • Должностные инструкции (ДИ)
  • Штатное расписание (ШР)

Именно оргструктура – основа для построения всех остальных структур в компании. Исходными данными для нее являются структура бизнеса (структура СБЕ) и структура целей (например, карта ССП), а дальше начинается работа по проектированию структуры подчинения, группировки/разделения функций и т.п. Ответственность за показатели в ПП и ДИ определяется в результате работы над целеполагаением (например, ССП), а если функции подразделения не попадают в стратегическую карту, то просто разрабатываются исходя из целевых функций подразделения и должности.

Итак, на текущий момент у нас есть: комплект стратегий, структура бизнеса, структура целей, оргструктура, набор KPI и ответственные за их достижение и, если мы отработали всю технологию ССП до конца (что в реальных проектах почти не бывает в силу дороговизны :)), некоторый набор учетных процессов для планирования и учета этих самых показателей.

Т.е мы попадаем в контроллинг! Вообще-то слово «контроллинг» — это немецкий термин для того, что англоязычные называют «management accounting», т.е. просто «управленческий учет» :)

И бюджетирование – это просто одна из частей этой области. Так сложилось, что в нашей практике, под управленческим учетом начали понимать преимущественно учет финансово-экономических показателей (хотя есть мои коллеги, которые с этим не согласятся), а учет всех нефинансовых показателей отнесли к области контроллинга. Но здесь границы очень нестрогие. Поэтому контроллинг, чаще всего, но не всегда, — это комплекс процессов планирования, учета и анализа финансовых и нефинансовых показателей деятельности компании, т.е. набора KPI. Все! Здесь больше ничего нет! Бюджетирование – это тоже контроллинг!

Бюджетирование, ориентированное на результат, направлено на решение проблемы с тем, что наличие бюджета не гарантирует получение результата. Переход на бюджетирование только операционных издержек (ОЕ), и прогнозирование остальных показателей, а также весь комплекс изменений, которых мы рассказываем в Управлении деньгами и оборотным капиталом как ограничением, эту задачу снимает напрочь, превращая ее в разновидность контроллинга.

Ну и последний вопрос про то, как со всем этим связана мотивация/стимулирование персонала. Задача мотивации предельно проста: дать сотруднику ориентиры правильности/неправильности движения (цели) и обратную связь относительно того, насколько он успешен в достижении целей.

Для того, чтобы обратная связь была более информативна ее подключают к системе плюс/минус подкрепления, т.е. поощрения и наказания. Она может быть формализована и связана с системой оплаты труда и прочих плюшек на рабочем месте, и тогда мы имеем дело с KPI, а может быть не формализована, тогда это решение начальника или народное вече :)

Система оплаты труда должна отвечать только двум критериям: конкурентоспособности и справедливость.

Соответственно все системы разработки KPI: от стратегии – ССП, краткосрочных целей (тут почти неограниченный спектр инструментов) или просто от обязанностей (оргструктуры) – это всегда формализованные способы предоставления обратной связи и плюс/минус подкрепления. Считается полезным связать систему стимулирования с целями компании, т.к. это несколько упрощает объяснение того, почему я поощрил или наказал того или иного сотрудника(ов). При этому у системы оплаты труда появляется внешняя, явная и объективная справедливость. Но, если руководитель хочет сохранить свое право «господина», то все эти системы KPI и стимулирования ему не нужны.

Так что мотивация связана с контроллингом, ССП и прочими системами KPI только в том случае, если нам надо создать объективную и справедливую систему оценки эффективности персонала.

Для мотивации KPI (точнее не только сами показатели, но и критерии их успешности) являются входящим параметром. А наличие контроллинга – необходимым условием.

Как-то так… На 10 тыс. знаков получилось :)

Статья «Описание функций в компании: синтаксис языка управления структурой управления»

Когда-то в самом начале нулевых мной в соавторстве с Андреем Станиным была написана статья, посвященная правилу описания и структурирования функций предприятия, разработке Положений о подразделении.

Андрей — один из лучших специалистов по организационному проектированию, человек глубоко на концептуальном и инженерно-технологическом уровне знающий, как выстраивать систему управления. В 2012 году я попытался найти в интернете, что же появилось нового в области организационного конструирования и с удивлением обнаружил, что наша с Андреем статья — чуть ли не фундаментальный текст, который живет самостоятельной жизнью: она попала в библиотечные каталоги, была опубликована в «Справочнике экономиста» №6 за 2007 год, стр. 35-41. На нее оказывается ссылаются в своих работах студенты, аспиранты и специалисты.

Но при этом сам текст стало сложно найти в открытом доступе. По крайней мере, у меня это получилось не с первой попытки. И я решил выложить статью у себя на сайте в PDF формате. По крайней мере, теперь не потеряется и будет всегда доступна. Как-никак фундаментальная работа :)

Ссылка для просмотра и скачивания: ЕгоровСтанинОписаниеФункций

Подход, изложенный в статье, продолжает развиваться. А еще у меня есть возможность познакомить всех с моим соавтором, который продолжает заниматься полезным делом построения систем управления, находясь внутри организации.

СтанинЕгоров

 

Вопрос-Ответ. Функция контроля

Дмитрий, еще вопрос: рассматривая функцию управления «контроль», не могу понять ее суть! В моем понимании при проведении контроля нужно провести визуальный (инструментальный) осмотр работ, учесть данные осмотра, провести сравнение полученных данных с требуемыми. Так получается, что проводится не контроль, а учет и анализ. Но это уже другие функции управления. Как же разграничить эти понятия?!

Давайте попробуем разобраться вместе. Все соглашаются, что управление – это цикличный процесс, состоящий из нескольких функции.400px-PDCA_Cycle.svg

Наиболее известен цикл Шухарта-Деминга PDCA (или его вариация PDSA), который появился как цикл непрерывного улучшения, но со временем начал рассматриваться как универсальный цикл управления.

 

 

Я в своей практике использовал семичастный цикл: Целеполагание-Планирование-Исполнение-Контроль-АнализПричин-Корректировка, который принят в компании ИНТАЛЕВ.

Цикл управления ИНТАЛЕВНо и этоn цикл вполне себе условен и может быть, при необходимости детализирован. Так, например, если посмотреть на этап Планирование, то он состоит из двух разных элементов: планирование способов достижения целей и планирование необходимых ресурсов. В то время, как с точки зрения цикла Шухарта-Деминга, целеполагание также является частью функции планирования. Выделение ее в самостоятельную функцию условно и определяется потребностями конкретной методики.

Такая же история с этапом Исполнение – он включает в себя «организацию исполнения», которой занимаются управленческие подразделения и собственно «исполнение», т.е. прямое «делание». Под организацией исполнения здесь я понимаю обеспечение наличия в нужном месте, в нужное время трех основных элементов: ресурсов, технологий и инструкций по их применению. Если хотя бы один из этих трех элементов отсутствует – исполнение невозможно, т.е. не организовано.

Если под этим углом зрения посмотреть на функцию контроля, то Ваше понимание абсолютно верно, более того, совпадает со словарным определением.

КОНТРОЛЬ —  (от фр. controle – проверка, англ. control) – составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями. (http://www.vocable.ru/dictionary/1049/word/kontrol)

Судя по вопросу, Вас ввела в замешательство иерархия функций. Контроль – это функция включающая в себя учет факта и анализ план-фактных отклонений. ВАЖНО: не путать с анализом причин возникновения план-фактных отклонений. Учет и анализ план фактных отклонений – это не «другие функции управления», а составляющие части функции контроля.

Более того, из такого понимания есть несколько важных следствий:

  • То, что не учитывается, не контролируется, следовательно – не управляется.
  • В отсутствие плановых значений контроль НЕВОЗМОЖЕН в принципе. Вместо контроля мы получаем «летопись свершений»
  • Несовпадение форматов планирования с форматом учета – делает контроль излишне трудоемким, а иногда – невозможным.

Некоторые руководители включают в свое понимание контроля также и функции Анализа Причин отклонений и Корректировки (планов или целей). В цикле Шухарта-Деминга под понятие контроля «Check» или «Study» попадают функции учета, анализа план-фактных отклонений и анализа причин возникновения отклонения.

Но тут, как говориться, нужно договариваться о словах.

Есть ли такая подсистема — управление дисциплиной труда. Вопрос-ответ

Дмитрий, доброго времени суток!

Интересуюсь управлением предприятия. Если позволите с Вами пообщаться, задам вопросы, на которые ищу ответы:

  1. Правильно ли рассматривать в системе управления предприятия наличие подсистемы управления дисциплиной труда?

  2. Если да, то правильны ли рассуждения в отношении подсистемы управления дисциплиной труда: субъект управления-(директор, производитель работ, в общем ответственный в работе с подчиненными); объект управления -(сам подчиненный); предмет управления-это дисциплина труда?

Первое, с чего хотелось бы начать, поскольку в области управления предприятия отсутствуют общепринятые стандарты, то и говорить о правильном или неправильном не очень-то приходится. Правильно или неправильно с чьей точки зрения? Сам по себе термин «правильно» подразумевает наличие неких правил, общих для всех оценивающих. Я предпочитаю использовать термин целесообразно. Решение, которое целесообразно в одних условиях, может быть нецелесообразным в других условиях. По моему глубокому убеждению, принцип разумной достаточности и целесообразности – это один из основополагающих принципов при построении системы управления предприятием. Попытки внедрить «правильное» решение на этапе, когда оно нецелесообразно – неразумны и даже вредны.

Я приведу пример из области, которую хорошо знаю. Я много лет разрабатывал и внедрял системы бюджетирования. Поскольку действовать приходилось в рамках заданной «технологии консалтинга» и задача, пусть и неявно, была получить максимум от клиента, мы естественно продавали ему «правильное решение». Но правильное решение в области бюджетирования (т.е. включающее в себя полный цикл и объем бюджетов), примененное к молодой быстрорастущей компании может привести к тому, что не бюджетирование будет для компании, а компания для бюджетирования. Я уже не говорю, что бюджетирование, в его классическом варианте, – это в первую очередь инструмент работы с тем, что в терминах Теории ограничений называется Операционные издержки, а в рамках стандартных экономических терминов –  условно-постоянные издержки. И такие действия приводят к тому, что появляется движение beyond the budgetting

Что касается содержательного ответа на заданные вопросы: давайте начнем от печки. Что такое «дисциплина труда»? Дисциплина – это определенный порядок поведения людей, отвечающий сложившимся в обществе нормам права и морали или требованиям какой-либо организации. (подробное определение см. тут: http://dic.academic.ru/dic.nsf/enc_philosophy/2223#%D0%94%D0%98%D0%A1%D0%A6%D0%98%D0%9F%D0%9B%D0%98%D0%9D%D0%900)

Дисциплина труда — условие любого не индивидуального труда, элемент общественной организации труда. Дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, нормативными правовыми актами работодателя, трудовым договором (ст. 189 ТК РФ). (http://www.determiner.ru/dictionary/880/word/disciplina-truda)

То есть управление дисциплиной труда – это управление поведением сотрудников. И, если посмотреть под этим углом зрения, то, безусловно, в рамках системы управления предприятия безусловно существует подсистема управления поведением сотрудником. Раз у нас есть сотрудники, и они себя как-то ведут, то есть и соответствующая система управления. В данном случае важно, что не существует отдельной подсистемы управления дисциплиной труда, а существует более объемное и сложное понятие: управление поведением сотрудника.

И эта подсистема не сводится к банальным механизмам поощрения/наказания, которые в просторечии и вульгарно именуется системой мотивации. Хорошо известно, что 80% проблем мотивации решается правильным подбором персонала. Эта подсистема – это очень большой комплекс методов, направленных на выявление, оценку и коррекцию ценностей и смыслов сотрудников, их целей и мотивов поведения, стимулы и формы оценки. Могу порекомендовать почитать книги Александра Фридмана «Вы или Вас: профессиональная эксплуатация подчиненных», Константина Харского «Ценностное управление для бизнеса» ну и собственные публикации по вопросам разработки монетарной системы стимулирования.

Из этого следует ответ на второй Ваш вопрос: Субъект управления – непосредственный руководитель, имеющий права административного управления[i], объект управления – поведение сотрудника, предмет управления – конкретные поступки сотрудника, а инструменты – это ценности, смыслы, цели, мотивы и стимулы.

[i] Административное управление – это право руководителя отдавать обязательные к исполнению распоряжения в отношении использования рабочего времени и приоритетов его распределения. Административное управление – это управление временем, в отличие от функционального, которое занимается способами исполнения задач.

Зачем нужен менеджмент?

Каково функциональное предназначение менеджмента? Зачем он в принципе нужен?

Адизес утверждает, что функция менеджмета обеспечивать результативность и экономичность компании. Но почему нельзя в компании обойтись вообще без профессионального менеджмента? Почему нельзя сформулировать алгоритм принятия решений и исключить управленческую надстройку?

Причина в том, что реальная деятельность всегда проходит в череде выборов из альтернатив, которые часто находятся в конфликте.

Менеджмент нужен, чтобы устранять системные конфликты, разрешать дилеммы выбора.

Конфликты, противоречия, дилеммы — источник и основа существования менеджмента. Если бы их не было — не было бы необходимости в менеджменте. Достаточно было бы только алгоритмов.

Функции системы управления

Иногда приходится слышать и читать, как организацию сравнивают с киборгом — искусственное образование, которое в последствии живет своей собственной жизнью. Вообще-то я не очень согласен с таким сравнением. Для меня организация — это скорее живой организм, некий прообраз многоклеточного социального организма, в котором люди — это клетки тканей, специализирующиеся на той или иной функции. Причем, с определенного момента организация становится независимой от основателя, также как ребенок в норме должен стать независимым от родителей — если же этого не происходит — мы имеем дело с социально-психологическим отклонением, я бы даже сказал — патологией.

Раньше я уже писал о парадоксе системы управления живых систем. Сегодня я попробую проиллюстрировать принципиальное отличие функций систем управления технических и социальных систем.

Функциональная структура системы управления технической системы выглядит примерно так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По сути, есть три основных блока функций: сбор данных и фиксация отклонений от плановых (расчетных) параметров, анализ отклонений с расчетом альтернатив действий, принятие решений в соответствии с заложенной программой и моделью принятия решений, далее формирование управляющего воздействия и собственно воздействие на управляемую систему. Ключевым отличием технической системы является то, что цели системы и модели принятия решений заложены в систему управления извне и не могут быть изменены системой управления.

Функции живой системы управления дополнены еще одним очень важным блоком. Внимание на рисунок:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система управления живых систем включает в себя дополнительно блоки сбора информации из внешней среды (в том числе и от системы-«владельца» — надсистемы), блок прогнозирования, отвечающий за предсказание тенденций изменения внешней по отношению к системе среды, и очень важный блок целеполагания, который отвечает за генерацию целевой функции и моделей принятия решений.

Причем, с физической точки зрения, целевая функция живой системы будет равнодействующей четырех действующих на систему сил: целей надсистемы, целей внешней среды, целей собственно системы и целей входящих в систему подсистем. Именно блок прогнозирования и целеполагания определяют, если так можно выразиться, вектор целевой функции, по которой будет двигаться интересующая нас система.

С практической точки зрения это все означает, что именно наше отношение к организации во многом будет определять механистический или органический тип развития организации. Подавляющее большинство авторов, занимающихся вопросами этапов развития организации тяготеют к одному или другому отношению, и, в зависимости от предпочтений, рекомендуют те или иные решения.

Механистические (технократические) подходы к социальным системам чаще всего приводят к фиксации организации на одном или группе основателей, которые то ли в страхе потерять власть, то ли от непонимания, как выращивать организацию, оказываются прикованными к ней, как «рабы на галерах». Такая фиксация приводит к тому, что любая попытка оставить организацию без внимания, приводит к снижению ее эффективности, так как не развивается, атрофируется функция целеполагания.

Органические подходы к организации значительно более сложны в реализации. Они требуют квалификации и не гарантируют результата, так как организация, являясь живым организмом может «заболеть», подхватив где-нибудь неизлечимое при современном уровне «организационной терапии» заболевание. Но в случае успеха, есть значительная вероятность, что организация сумеет превратиться в ту самую, книжную, самообучающуюся организацию.

 

Парадокс систем управления живых систем

Недавно я в своем блоге опубликовал обзор определений понятия «Система управления«. Так как задача была найти общее в определениях и попробовать дать определение этого понятия, то парадокс систем управления живых систем был упомянут исключительно вскользь. Однако, читатели и комментаторы не упустили его из своего внимания.

Действительно, для живых систем (а все социальные системы относятся к живым саморазвивающимся системам) существует парадокс: с одной стороны, система управления является частью, подсистемой управляемой системы, с другой стороны, поскольку саморазвивающиеся системы способны генерить для себя цели самостоятельно, система управления живых систем должна быть в состоянии использовать, а то и включать в себя структуры и технологии, находящиеся за пределами управляемой системы.

Система управления социальных систем должна обладать способностью выходить в рефлексивную позицию по отношению к надсистеме (управляемой системе) и самой себе, быть способной посмотреть на себя и управляемую систему со стороны.

Парадокс системы управления живых систем состоит в том, что она должна обладать способностью выхода за пределы управляемой системы, оставаясь ее неотъемлемой частью.

Спасибо Андрею Станину, задавшему вопрос, благодаря которому удалось сформулировать этот парадокс.

Определение понятия «Система управления»

Как часто мы используем словосочетание «система управления»? Мы не задумываясь употребляем «постановка системы управления»,  «развитие системы управления», «система управления организацией» и т.д. и т.п.

Начав работать над циклом   «Живая (жизнеспособная) система управления» (Viable Management System), я попытался найти общепринятое определение понятия «система управления» и с  удивлением обнаружил, что оно отсутствует. Я обратился к безусловному для меня авторитету в области теории систем Виолетте Николаевне Волковой. На мой вопрос, Виолетта Николаевна ответила мне, что понятие, которое я пытаюсь определить, неоднозначно, его также сложно определить как понятие «стол» — можно исписать несколько страниц текста, а определение так и не получить. Она посоветовала мне собрать разные точки зрения с указанием их сфер применения.

Вот что из этого получилось:

Э.А. Смирнов. Основы теории организации

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998 — с. 76

Определения, найденные в интернете:

Система управления предприятием – это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия. Алексей Ким.

 

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом. Инфоменеджмент

 

Система управления — одно из основных понятий науки управления. Это совокупность элементов, функционирование которых обеспечивает эффективную деятельность, направленную на достижение цели, то есть предвосхищенного результата. Взято здесь.

 

Система управления – это подсистема более крупного образования (образованного целого — системы), обеспечивающая достижение осознанных или неосознанных целей этого образованного целого. Система управления предприятием включает в себя: организационную структуру, людей, которые занимаются руководящими функциями, методы управления,  которые эти люди применяют и другие переменные организации (одна из них — корпоративная культура) , от которых зависит движение организации к ее целям. Глоссарий по менеджменту

 

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ — система, в которой протекают процессы управления; подразделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов, потребностью в согласовании целей и усилий индивидуумов, коллективов организаций (предприятий), отраслей и т. д. в управлении их совместной деятельностью. Словарь Охрана труда.

 

Система управления — систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента. Русскоязычная Википедия.

 

С англоязычными определениями все еще сложнее. При переводе с русского на английский Яндекс дает два варианта: control system и execition system, Google предлагает control system и management system.

Анализ предлагаемых вариантов показал, что словосочетание «management system» чаще всего напрямую соотносится с управлением предприятиями и организациями, т.е. социальными системами, «control system» используется как в части контроля и организации управления социальными системами, так и системами техническими, а «execition system» используется исключительно в технической сфере.

Поскольку область моих интересов – это системы управления организациями, т.е. социальными системами проанализируем найденные определения термина «management system»

Поскольку, при переводе смысл часто теряется, привожу исходный текст и мой к нему перевод:

The leadership and control within an organization. It is made up of people interacting with other people and machines that, together, set the goals and objectives, outline the strategies and tactics, and develop the plans, schedules and necessary controls to run an organization. Источник.

Перевод:

Лидерство и контроль в организации. Состоит из людей, взаимодействующих с другими людьми и машинами таким образом, что одновременно, устанавливаются цели и задачи (ну нет в русском точных вариантов для оттенков смысла – Д.Е.), определения стратегий и тактик и разработки планов, расписаний и необходимого контроля функционирования организации

 

Documented and tested step-by-step method aimed at smooth functioning through standard practices. Used primarily in franchising industry, management systems generally include detailed information on topics such as (1) organizing an enterprise, (2) setting and implementing corporate policies, (3) establishing accounting, monitoring, and quality control procedures, (4) choosing and training employees, (5) choosing suppliers and getting best value from them, and (6) marketing and distribution. Источник

Перевод:

Задокументированный и протестированный пошаговый метод направленный на равномерное функционирование с помощью стандартных практик. Используется преимущественно во франчайзинговой индустрии. Система управления обычно включает детализированную информацию по таким вопросам, как 1) организация предприятия, 2) установление и применение корпоративных политик, 3) постановки процедур учета, мониторинга и контроля качества, 4) подбора и обучения работников, 5) выбора поставщиков и получения от них максимальной ценности и 6) маркетинга и дистрибьюции.

 

An Integrated Management System is a single integrated system used by organization to manage the totality of its processes, in order to meet the organization objectives and equitably satisfy the stakeholders. Источник.

Перевод:

Интегрированная Система Управления – это единая интегрированная система используемая в организации для управления всей совокупностью своих процессов для достижения целей организации и равного удовлетворении заинтересованных сторон.

Действительно, единого определения системы управления найти не удалось, но у всех определений есть общие элементы.

Во-первых, система управления – это ПОДСИСТЕМА системы более высокого порядка технической, социальной или иной, в отношении которой осуществляется управление.

Во-вторых, ОБЪЕКТОМ системы управления является состав (элементы, подсистемы, связи, структура) и функционирование (состояния и поведение) управляемой системы.

В-третьих, ЦЕЛЬЮ системы управления является достижение целей управляемой системы.

В-четвертых, ОГРАНИЧЕНИЕМ системы управления являются допустимые условия существования управляемой системы.

Для формулировки определения используем как шаблон определение системы, которое предложила В.Н. Волкова:

S def ≡ <{Z},{Str},{Tech},{Cond}>

где {Z} – совокупность или структура целей;

{Str} – совокупность структур (производственная, организационная и т.п.), реализующих цели;

{Tech} – совокупность технологий (методы, средства, алгоритмы и т.д.), реализующих систему;

{Cond} – условия существования системы, т.е. факторы, влияющие на ее создание, функционирование и развитие.

Тогда систему управления можно определить следующим образом:

Система управления – это часть системы – подсистема, включающая в себя совокупность структур и технологий, целью которой является достижение целей управляемой системы (надсистемы) путем изменения структур и технологий последней в условиях, допустимых для существования управляемой системы.

Ключевым отличием систем управления технических и социальных систем мне видится различие в источниках целеполагания.

Технические системы – системы целеустремленные, т.е. цели технических систем задаются извне. Системы управления технических систем не должны формировать и не формируют цели управляемой системы. Поэтому приведенное выше определение достаточно, для определения системы управления техническими системами

Социальные же системы – это системы самоорганизующиеся, следовательно способные к формированию целей изнутри системы. Из «закона необходимого разнообразия» следует, что система управления любой социальной системы обязана обладать способностью определять состав и структуру целей, следовательно важной отличительной особенностью систем управления социальных систем обязательно должны иметь в своем содержании структуры и технологии, обеспечивающие создание и изменение структуры целей управляемой социальной системы.

Последнее утверждение приводит к еще одному предположению: в состав системы управления социальных систем могут входить структуры и технологии, являющиеся внешними по отношению к управляемой системе, что, на мой взгляд, проявляется в концепции Пространства Инициирования Целей Кочнева, Перегудова, Ямпольского.

Питер Друкер об управленческой эффективности. Мысли замечательных людей

Работаю над статьей по вопросам эффективности в развитие ранее опубликованных идей. Доработал на основе замечаний и сформулировал посылки, которые самому понравились :)

Предполагается, что статья выйдет на английском в сборнике научной конференции. Тьфу-тьфу-тьфу… Чтоб не сглазить.

Как только сдам статью на публикацию — выложу в открытый доступ и русскую и английскую версию.

А пока поделюсь мыслями великих: Питер Друкер «Эффективный менеджер». Книгу читаю по русски, поэтому проверить какой английский термин использует Питер Друкер в оригинале, поэтому оттенки смысла неизбежно утрачиваются… Но смысл все-таки сохраняется. Кстати, друзья, если у кого-то есть оригинальная версия, киньте ссылочку или дайте точную оригинальную цитату. Буду очень признателен

Теперь эффективность не может восприниматься как некая данность, и ей нельзя более пренебрегать.

Система измерений и оценок — от организации производства и учета до контроля качества, — используемая в отношении физического труда, не применима к труду интеллектуальному. Можно ли представить себе что-то менее привлекательное и продуктивное, чем конструкторское бюро, создающее остроумные технические разработки никому не нужной продукции? Именно поэтому работа над нужным продуктом является мерилом эффективности интеллектуального труда. К интеллектуальной, творческой деятельности не подходят никакие мерки, применяемые по отношению к физическому труду.

Творческому работнику чужда мелочная опека. Ему можно только помогать. Вместе с тем, он должен направлять самого себя на выполнение поставленных задач, то есть на эффективность…

***

Действительно, никогда не угадаешь, о чем думает работник интеллектуального труда. Вместе с тем, мышление — это его область деятельности, его труд.

Мотивация работника, занимающегося интеллектуальной деятельностью, зависит от его эффективности, от его способности достигать достигать поставленные цели. Если его труд лишен эффективности, то очень скоро его желание работать и приносить конкретную пользу исчезает, и он превращается в чиновника, отбывающего на работе свое время с 9 до 17.

Живая система управления. Определенное и неопределенное

Система управления похожа на дерево. Корнями она уходит в жизненные ценности собственников компании, которые формируются сначала под воздействием окружающего общества – семьи, друзей, школы и прочего окружения, а потом, но далеко не у всех, на основании собственного выбора.

 

Живая система управления. Соединяя глобальное и локальное, преодолевая неопределенность

Очень небольшое число людей способно сформулировать и определить иерархию собственных жизненных ценностей. Более того, умение выстраивать иерархию ценностей – это один из признаков высокого уровня личностного развития.

Для большинства же людей – эта сфера существует в тумане неопределенности, данная на уровне ощущений, автоматических реакций, предпочтений и выборов. Сфера жизненных ценностей – это то, что формирует ядро личности, источник жизненной силы в межчеловеческих, социальных отношениях.

Из сферы жизненных ценностей проистекают мотивы создания бизнеса, они порождают его смыслы, дают основания для субъективной оценки успеха/неуспеха и силы для предоления трудностей.

По большому счету, эта сфера глобально определяет будущее компании и ее системы управления. Это область ГЛОБАЛЬНОГО НЕОПРЕДЕЛЕННОГО. Это самое ГЛОБАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ – это питательная среда для построения системы управления. Чем большая часть этого неопределенного проявлена, тем глубже уходят корни системы управления организации, тем устойчивей его система управления.

Опираясь на ГЛОБАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ мы можем выстраивать ГЛОБАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ. Глобальное определенное – это слой, определяющий смыслы организации и ее системы управления. В этом слое находятся такие объекты системы управления, как миссия, видение, ценности и идентификация компании, структура бизнеса компании. Глобальное определенное возникает из ответов на вопросы: зачем мы это делаем? кто мы? каким бизнесом мы занимаемся? что мы считаем приемлемым и неприемлемым?

Этот слой – это корни системы управления, Чем лучше он определен, тем мощнее корневая система, тем устойчивей организация, тем легче ей преодолевать ветер перемен и при необходимости возрождаться из пепла. Это как растения, если сохранилась корневая система – вы можете срубить, сломать растение – оно возродится, пустит новые ростки. До тех пор, пока живы корни – живо само растение.

Организация, у которой отсутствует объекты слоя ГЛОБАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ, подобна пустынному растению перекати-поле – она не находится на одном месте, перемещаясь по воле ветра, не укореняясь нигде. Что ж, если среда обитания вашей компании подобна пустыне – это вполне допустимый вариант существования системы управления. Но в той же пустыне растет саксаул, чьи корни уходят на огромную глубину, вытягивая живительную влагу из глубин.

Слабая неразвитая корневая система – это свойство коротко живущих растений. Точно также обстоят дела и с организациями – если организация не ориентирована на долгую жизнь, то и вопросы ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО не актуальны, более того вредны. Вредны потому, что вызывают эффект сороконожки – задумавшись о смыслах и о том, как организация работает, система управления впадает в ступор, теряя краткосрочную эффективность и результативность.

На основании ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО формируется ЛОКАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ. Локальное определенное – это весь классический набор менеджмента. Именно ему посвящены тома литературы по теории управления, регулярному мендежменту. Локальное определенное – это структуры, бизнес-процессы, регламенты. Мотивация персонала, бережливое производство, Balanced Scorecard, бюджетирование, реинжиниринг бизнес-процессов, организационное проектирование и т.д и т.п. – это все инструменты формирующие локальное определенное. Это ствол (или стволы) и ветви дерева, его листья. Все то, что находится на виду у наблюдателя. Но все это опирается и питается за счет ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО, которое в свою очередь черпает силу в ГЛОБАЛЬНОМ НЕОПРЕДЕЛЕННОМ.

Все попытки локальной оптимизации ЛОКАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО, не затрагивая ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО подобны прививанию разных сортов деревьев на дикий подвой. У искусных садоводов это дает поразительные результаты, когда на одном дереве растут яблоки разных сортов. А вот неискусный садовод способен загубить и привой и подвой.

Кроме того, нужно учитывать, что на дуб яблоню не привьешь. Но это еще благополучные результаты. А иногда приходится наблюдать попытки создать нечто абсолютно чужеродное на основе «правильных» или того хуже – модных подходов, особенно когда возникает очередная мода. И в результате получаются прекрасные орхидеи.

Орхидея – прекрасный цветок, но это цветок-паразит. Он красив, но питается за счет растения-носителя, у него нет корней, он не живет в симбиозе, т.е. он не приносит пользы приютившему его растению, он живет за его счет. Посмотришь на компанию, в которой орхидея-бюджетирования или орхидея – бухгалтерского учета подчинила себе всю систему управления компании. Красивое такое бюджетирование, вот только пользы от него никакой, кроме вреда, ну и, может быть, внешней красоты…

И вся эта красота существует во всеобщем ЛОКАЛЬНОМ НЕОПРЕДЕЛЕННОМ. Локальное неопределенное – это поведение и поступки наших сотрудников и контрагентов. Они всегда носят вероятностный характер. Их невозможно программировать, их можно только с той или иной степень надежности прогнозировать.

Собственно система управления – это все, что находится в ГЛОБАЛЬНОМ и ЛОКАЛЬНОМ ОПРЕДЕЛЕННОМ. Ее предназначение связать между собой ГЛОБАЛЬНОЕ и ЛОКАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ и обеспечить реализацию жизненных ценностей.