Как мы признаем доходы?

Есть классическая схема: по оплате, по отгрузке. Ещё жестче схема по двум событиям: и получили оплату и отгрузили ( или нам отгрузили). Попытка организовать учёт по двум событиям приводит приводит к очень сложной организации учёта. По моим убеждениям, лучше работают простые решения. С этой точки зрения, если хотим использовать подходы ТОС, совершенно необязательно совершать революцию в учёте. Чтобы оптимальным образом организовать учет затрат, компания должна ответить на несколько вопросов:

а) в каком месте организации возникает событие, которое приводит к возникновению затрат? Это так же справедливо в отношении доходов, но, как правило, в компании статей доходов сильно меньше, чем статей расходов. Поэтому ключевой вопрос: Где возникает событие, которое приводит к возникновению затрат?

б) каким документов оформляются эти затраты? Дело в том, что затраты в отличие от движения денег – это условность, это признание того, что событие наступило. А поскольку, мы занимаемся управленческими решениями, то в управлении действует общее правило, которое можно сформулировать так: не записано, значит не не существует. Если событие не зафиксировано, то события не было. Отсюда вопрос, каким документом оформляются затраты?

Следующий вопрос, на который необходимо ответить:

в) кто и когда создаёт этот документ? Здесь есть сложности. Создание документа и фактическое событие часто разнесены во времени. Для нас, как для управленцев, важно ответить, эта разница во времени между событием и его документальным отражением критична или нет? Чаще критична.

Поэтому следующий вопрос:

г) как этот документ попадает в учёт? Если всё завязано на первичные документы бухгалтерского учёта, то всегда будет опаздание. Бухгалтера собирают документы до 20-ого числа следующего месяца после отчетного.Если опираться на бухгалтерскую отчетность, на бухгалтерскую первичку, то к 5-ому числу следующего месяца, вы никогда не соберете всю информацию о затратах.

В практике была просьба от клиента: сделайте нам систему управленческого учета для того, чтобы мы раньше получали отчетные данные.

• Какого числа вы хотите получать данные?
• Пятого
• У вас есть параллельный учет? Есть документы, которые фиксируют события раньше, чем это попадает в бух.учет?
• Нет
• Вы готовы инвестировать в своевременные и оперативные данные? Если «да», то возможно, если «нет», то вы никогда не сможете получать отчет раньше, чем бухгалтер соберет информацию.

Следующий вопрос:

д) устраивает ли вас оперативность получения информации или нет? Если устраивает, то нужно взять данные, которые есть и не нужно создавать ничего специального. В этом случае возникает другая задача, задача реклассификации или правильного отражения в учете того, что и так уже собирается. 90% информации в учёте есть и остается дополнить 10%. Если оперативность не устраивает, то ответьте на вопросы: что следует изменить в процедуре изменения документов и отражения их в учете. И как при этом максимально использовать уже существующие в организации способы. Учет сам по себе ценности не создает. Ценность появляется на основе данных этого учёта. Когда говорим об управленческом учёте, я не устаю цитировать фразу Голдратта: «Лучше быть примерно правым, чем совершенно точно ошибаться». На этой фразе построена четвертая исходная посылка ТОС : «Никогда не говори Я ЗНАЮ, но никогда не говори Я НЕ ЗНАЮ». Вы всегда что-то знаете и чего-то не знаете. Часто вы знаете достаточно, чтобы принимать решения. В управленческом учёте нам не нужна бухгалтерская точность. Особенно, когда мы говорим об операционных издержках при принятии решений. Ошибка в 10-20% не критична. Мы стараемся максимально использовать уже существующие в компании способы учёта, добавив только оперативность и/или дополнительные точки учёта. Документарные ли, автоматические ли (например: сканеры штрих-кодов, считыватели) или ручной ввод – каждая конкретная организация должна решать сама.

Резюмируем. Доходы и расходы в управленческом учёте целесообразно учитывать по отгрузке, то есть по факту свершения события, а не по оплате. Это позволяет получить не только адекватную экономику, информацию об экономике наших действий, а так же дает возможность получить ответ «кто нам должен», «сколько нам должны», «кому мы должны», «во что превратились наши деньги и почему столько денег на расчетном счете, а не другое количество».

Оглянувшись на рассмотренные выше основные вопросы руководителя, мы видим, что ответы на его вопросы лежат на пересечении двух измерений “экономика” и “физика”, потому что измерение “деньги” является прямым их следствием и основное искусство управления – не путать собственные деньги с чужими, которые нам не принадлежат.

Давайте перейдем к детальному рассмотрению измерения “экономика” и начнем с затрат.