Система приоритетов строится на механизме Управления буфером, который предоставляет информацию о текущем состоянии буфера запаса и выдает цветовой код.
В системе существует два статуса:
- статус буфера запаса «на руках»;
- статус буфера запаса для заказа на пополнение.
Принцип определения статусов в обоих случаях идентичен, он основан на проникновении в буфер.
Для статуса буфера запаса товаров «на руках»:
Статус буфера = (Целевой уровень буфера – Свободный остаток на руках)/Целевой уровень буфера * 100%
Для статуса заказа:
Статус буфера заказа = (Целевой уровень буфера – Свободный остаток на руках – Заказано ранее (в пути))/Целевой уровен буфера * 100%
Небольшое замечание по поводу использования показателя Свободный остаток на руках. Свободный остаток на руках — это фактический остаток на складе минус количество товара/продукции, находящихся в резерве под конкретного клиента. Использование этого показателя часто вызывает споры, связанные с тем, что товар же фактически есть, его просто заблокировали, но вдруг клиент откажется, и что: мы привезем излишек?
Товар, поставленный в резерв, это товар, обещанный клиенту, в течение какого времени товар должен находиться в резерве, определяется внутренними правилами компании. Его статус лучше всего описывается цитатой из фильма «Не бойся, я с тобой»: «Это не твой зуб, он даже не мой, он — ихний…» Формально этот товар уже не принадлежит компании, он ожидает, пока клиент выполнит все свои обязательства, чтобы быть торжественно ему доставленным и врученным. И если вы знаете, что в вашей компании менеджеры по продажам злоупотребляют резервированием товара, то спросите себя: почему так происходит? Обычно причиной такого поведения является хроническая нехватка товара вкупе с индивидуальной мотивацией специалиста по продажам. Две эти причины вместе взятые приводят к тому, что менеджеры по продажам защищают свои объемы продаж от «нападения» коллег путем избыточного резервирования товаров. Если это про вас, я вас поздравляю — вам предстоит большая и увлекательная работа по разъяснению и обучению. Если же клиент все-таки отказался от покупки, а вы уже заказали товар, то в большинстве случаев — это не трагедия, просто пропустите заказ этого SKU в следующей поставке.
Полученное значение сравнивается с границами зон буфера:
- если проникновение более 100%, то цветовой код — черный;
- если проникновение находится между 100% и уровнем красного, то цветовой код — красный;
- если проникновение меньше, чем уровень красного, но больше или равно уровню желтого, то цветовой код — желтый;
- если проникновение меньше, чем уровень желтого, но больше или равно нулю, то цветовой код — зеленый;
- если проникновение отрицательное (такое бывает), то цветовой код — голубой.
Приоритет заказов нарастает от зеленого к черному, голубой в принципе не подлежит заказу. Если два заказа или два SKU имеют одинаковый цветовой код приоритета, то больший приоритет имеет тот заказ/SKU, процент проникновения в буфер которого больше.
В идеальном мире, который, к сожалению, в реальности не существует, мы должны заказать все товары/продукцию, которые существуют до целевого уровня буфера. Но в жизни нам иногда не хватает денег, иногда не все помещается в одно транспортное средство, а для того, чтобы заказать второе, нам не хватает объема. Поэтому для повседневной работы мы устанавливаем простое правило работы для наших специалистов по закупкам: вся потребность к заказу одному поставщику сортируется в порядке убывания приоритета (проникновения в буфер), и заказ формируется построчно сверху вниз, пока не наберется транспортная партия и/или не будет исчерпан бюджет доступных денежных средств на оплату заказа поставщику.
Часто возникает вопрос: зачем нам два статуса в Помощнике заказов? Ведь, мол, все равно мы ориентируемся на статус потребности к заказу, а не статус запаса «на руках».
Во-первых, существует часто встречающаяся ошибка считать, что буфер запасов — это запас на какое-то время. Это неверно. Хотя действительно при расчете ЦУБ мы ориентируемся на некоторый временной горизонт, но спрос обычно имеет вероятностное, а не линейное поведение. Это означает, что статус буфера запасов может измениться скачкообразно, просто в силу аномально высокого локального спроса.
Во-вторых, это механизм дополнительного мониторинга правильного использования решения по управлению наличием. Если статус запаса на руках в красном и статус заказа в красном, то это чаще всего означает, что по какой-либо причине был пропущен заказ, который должен был быть сделан раньше, а может быть, мы встретились с «черным лебедем» — маловероятным событием аномально высокого спроса, и тогда, возможно, нам нужно переходить к следующему пункту.
В-третьих, если заказы все были сделаны вовремя, но статус запаса «на руках» в красном или, не дай бог, в черном, то, возможно, нам требуется предпринять дополнительные усилия по экспедированию доставки. Как правило, для большинства SKU неплохо иметь основного и хотя бы одного (а лучше — нескольких) резервного поставщика. Обычно основной поставщик — дешевый, но относительно долгий, поэтому резервные должны быть значительно быстрее, пусть и дороже. Если резервных поставщиков нет, то нужно постараться приложить усилия по ускорению доставки ранее сделанных заказов.