Архив рубрики: Жизнеспособная система управления

Состоялся семинар «Управление эффективностью. С чего начать?»

24 мая 2013 в Санкт-Петербурге состоялся семинар «Управление эффективностью. С чего начать?»

Видеофрагменты выложены на вновь созданном канале Viable Management System. Продолжение следует — подписывайтесь, смотрите все, что можно будет выложить в открытом доступе.

Зачем нужен менеджмент?

Каково функциональное предназначение менеджмента? Зачем он в принципе нужен?

Адизес утверждает, что функция менеджмета обеспечивать результативность и экономичность компании. Но почему нельзя в компании обойтись вообще без профессионального менеджмента? Почему нельзя сформулировать алгоритм принятия решений и исключить управленческую надстройку?

Причина в том, что реальная деятельность всегда проходит в череде выборов из альтернатив, которые часто находятся в конфликте.

Менеджмент нужен, чтобы устранять системные конфликты, разрешать дилеммы выбора.

Конфликты, противоречия, дилеммы — источник и основа существования менеджмента. Если бы их не было — не было бы необходимости в менеджменте. Достаточно было бы только алгоритмов.

Функции системы управления

Иногда приходится слышать и читать, как организацию сравнивают с киборгом — искусственное образование, которое в последствии живет своей собственной жизнью. Вообще-то я не очень согласен с таким сравнением. Для меня организация — это скорее живой организм, некий прообраз многоклеточного социального организма, в котором люди — это клетки тканей, специализирующиеся на той или иной функции. Причем, с определенного момента организация становится независимой от основателя, также как ребенок в норме должен стать независимым от родителей — если же этого не происходит — мы имеем дело с социально-психологическим отклонением, я бы даже сказал — патологией.

Раньше я уже писал о парадоксе системы управления живых систем. Сегодня я попробую проиллюстрировать принципиальное отличие функций систем управления технических и социальных систем.

Функциональная структура системы управления технической системы выглядит примерно так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По сути, есть три основных блока функций: сбор данных и фиксация отклонений от плановых (расчетных) параметров, анализ отклонений с расчетом альтернатив действий, принятие решений в соответствии с заложенной программой и моделью принятия решений, далее формирование управляющего воздействия и собственно воздействие на управляемую систему. Ключевым отличием технической системы является то, что цели системы и модели принятия решений заложены в систему управления извне и не могут быть изменены системой управления.

Функции живой системы управления дополнены еще одним очень важным блоком. Внимание на рисунок:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система управления живых систем включает в себя дополнительно блоки сбора информации из внешней среды (в том числе и от системы-«владельца» — надсистемы), блок прогнозирования, отвечающий за предсказание тенденций изменения внешней по отношению к системе среды, и очень важный блок целеполагания, который отвечает за генерацию целевой функции и моделей принятия решений.

Причем, с физической точки зрения, целевая функция живой системы будет равнодействующей четырех действующих на систему сил: целей надсистемы, целей внешней среды, целей собственно системы и целей входящих в систему подсистем. Именно блок прогнозирования и целеполагания определяют, если так можно выразиться, вектор целевой функции, по которой будет двигаться интересующая нас система.

С практической точки зрения это все означает, что именно наше отношение к организации во многом будет определять механистический или органический тип развития организации. Подавляющее большинство авторов, занимающихся вопросами этапов развития организации тяготеют к одному или другому отношению, и, в зависимости от предпочтений, рекомендуют те или иные решения.

Механистические (технократические) подходы к социальным системам чаще всего приводят к фиксации организации на одном или группе основателей, которые то ли в страхе потерять власть, то ли от непонимания, как выращивать организацию, оказываются прикованными к ней, как «рабы на галерах». Такая фиксация приводит к тому, что любая попытка оставить организацию без внимания, приводит к снижению ее эффективности, так как не развивается, атрофируется функция целеполагания.

Органические подходы к организации значительно более сложны в реализации. Они требуют квалификации и не гарантируют результата, так как организация, являясь живым организмом может «заболеть», подхватив где-нибудь неизлечимое при современном уровне «организационной терапии» заболевание. Но в случае успеха, есть значительная вероятность, что организация сумеет превратиться в ту самую, книжную, самообучающуюся организацию.

 

Viable Management System обзавелась собственной страничкой в Фейсбуке

Друзья-читатели, методология Жизнеспособная Система Управления (Viable Management System) теперь представлена в Фейсбуке как самостоятельная страница.

На этой страничке можно увидеть не только авторские публикации и статьи, но и различные мысли из других источников, которые влияют на развитие этой методологии.

Подписывайтесь, читайте, оставляйте комментарии.

Переход на страницу:

Вышла статья в сборнике материалов научной конференции в Софии

Наконец-то, получил на руки сборник со статьей. Статья на английском языке, поскольку конференция международная. Авторская русскоязычная версия здесь.

Выходные данные:

Egorov D. Performance measurements and an impact of system features on its performance. // Problems and trends of economy and management in the modern world. Proceedings of the International Conference, Sofia, 24.12.2012. Issue 1. Bulgaria, Sofia: Science and economy; Russia, Kirov: MCNIP, 2012. 736 p. 1 electron. wholesale. disk (CD-ROM). ISSN 2306-8434. pp 234-241

Выкладываю здесь полный текст статьи. Любопытно будет посмотреть на англоязычные поисковые запросы :)

PERFORMANCE MEASUREMENTS AND AN IMPACT OF SYSTEM FEATURES ON ITS PERFORMANCE.

Dmitry Egorov,

candidate of pedagogical Sciences

Consultant in Management

 

The article is devoted to the approach to performance assessment of systems and first of all business systems. In Russian “эффективность” is used as term for “performance”, “effectiveness” and “efficiency”. In English (as far as I know) this words also sometimes are used like a synonyms.

If you’ll ask any manager, what does he want from the organization, with the probability of 80% you’ll get the answer: “It must be efficient”. In Russian it’ll sound like “Организация должна быть эффективной” and does he mean effective, efficient or high level of performance you’ll never understand if you’ll not specify what does he mean.

Efficiency is one of the most used demands for the performance of a system. Efficiency is defined by the formula:

 (1);

where:

Ef – efficiency measurement;

R – result measurement;

C – resource consumption measurement.

So, lets agree that the efficiency is main feature of a system performance for some time and simulate some simple situation.

There is some department which result is defined like the increasing of profit volume for $10 million. It’ll be our result measurement. After we’ve planned our activity, calculated necessary resources management assigned the department budget — $2 million. So, for $1 we must get $5 result, our Ef=0,2.

After the end of the period we measure the result. And we see that the increasing of profit is only $1 million but the budget consumption is $200 thousand. So, Ef=0,2! We are efficient!! If the efficiency is main  measurement of performance – we have high level of performance. But…

Why my boss isn’t happy? His intuition says that the performance is low, because we’ve got only 10% of demanding result. Who cares about good efficiency when the effectiveness is low?

Does a system have required performance if spaceship falls in Pacific ocean instead of getting Mars orbit even if the consumption of resources is in proportion to distance?

Intuitively and logically it’s obvious that efficiency is necessary but not sufficient for appreciation of system performance.

Required performance demands simultaneous attainment of required efficiency and effectiveness.

The efficiency is defined:

 (2);

Absolute value of efficiency often has no sense. Most of all the assessment of efficiency  is related with the comparison of expected and actual efficiency.

 (3);

where:

Ec – efficiency measurement;

Ecf  — actual efficiency measurement;

Ecp – expected efficiency measurement.

The effectiveness if defined:

 (4);

where:

R – effectiveness measurement;

Rf – actual result measurement;

Rp – expected result measurement

Lets add one more entity – the resource consumption:

 (5);

where:

C – resource consumption measurement;

Cf – actual resource consumption;

Cp – expected resource consumption.

By the  (2), (3), (4), (5), efficiency is:

 (6);

Lets return to performance measurement. Our definition is:

performance is a way of functioning of system that provides necessary efficiency and simultaneously required level of effectiveness.

Ergo, performance is directly proportional to effectiveness (high measurement of effectiveness (4) means high performance) and inversely proportional to efficiency measurement according to (6) (low efficiency measurement (6) – high performance).

Ergo, performance is defined:

 (7);

where: k – proportion constant.

The special case of  the performance formula tested by author in real business practice may look like:

 (8)

The described approach to the performance assessment allows to get integral evaluation without taking into account relation of intermediate results, actions and resources. Undoubtedly, it is only high level measurement.

Application of formula (7) has some important limitations:

First, it concerns time like a resource which has the same importance like any other. But, every manager knows that time is the most deficit resource and it is very difficult to manage. Time couldn’t be added or accumulated in stock. That is why the formula (7) is valid to the cases of system performance assessment in fixed and comparable time intervals.

Second, formula (7) does not consider result dependence of composition and quality of resources used to it delivery. It’s generally not true in real life and real systems.

Classic managerial task is to balance a triangle “Time-limit – Quality (result scope) – Resource consumption” There is old managerial joke: “Cheap, qualitatively, within time-limit – you may choose any two of it”.


The reality shows that the answer is – “No”. If this assumptions were valid creators of new technologies would get immediate superiority in performance and deliver better results. But in  real market environment technological innovators themselves rarely wins, more frequent the winners are those who came second or third. Those followers often get more success and show more performance.
Most often delivered result is an effect of a presence, quality and availability of resource in needed quantity and proper sequence. In this case resources are means of production or any other fixed assets, materials, information, people etc., except for the time available. Other words, every resource has some contribution to the result, i.e. result is an integral function of resource availability:

 (9)

The essence of function  f(c)  is a characteristic of system’s efficiency which is, first of all, determined by technologies used. Any technological innovations, implemented in system, should look toward increasing return on needed  resources.

The attention of the vast majority of managers who are preoccupied with the issues of performance is focused at this function. But this attention misses the very important aspect. Can the increasing of result be supported by the existing capacity of resources or adding resources? Is technological superiority the only basis for performance increasing?

The reason is simple: existing system is NOT ABLE to pass through itself proper volume of resources in available time-limit. Meanwhile, the delivery of the result in due time is very often is the main way to assess performance. Nobody sharpen the axes after the time they are needed!!!

For example. Olympic facilities in Sochi must be totally ready to 2014. If they will not be ready – no efficiency does matter in delivery of the result because the effectiveness rate will be zero (4). They must not be almost ready, they must be totally ready or the performance will be zero no matter how many resources were saved during the delivery.

Winners main advantage usually is the ability to pass through themselves more resources in order to deliver result in the same time as losers.

Company’s capability to provide itself with necessary resources may be described like further:

(10)

Here function (t) is characteristic of resource permeability per unit of time.

Thus, the effectiveness of system is defined:

 (11)

Effectiveness is  function of system’s technological efficiency determined by the resource quality and availability and resource permeability in existing time-limits.

Technological efficiency  in business and social systems is in the focus of attention of entrepreneurs, most of decision makers are focused on this issue while resource permeability is often out of focus area. Meanwhile, it is one of the most important parameters that determines competitiveness and performance of a system. To author’s opinion in is critically undervalued.

When we design any system, we formulate hypothesis about nature and profile of functions f(c) and  (t), based on retrospective analysis, intuition or expert evaluation or any other methods of decision making. According to this hypothesis we plan the expected performance of the system.

After finishing of a project or system starting we get actual measurements and can assess reliability of plan. So, formula (7) can be used for the assessment of reliability of our forecasts.

 

Conclusion:

  1. Definition of performance as a way of functioning of system that provides necessary efficiency and simultaneously required level of effectiveness, allows to design a tool of quantitative assessment of performance (formula (7)).
  2. In real systems effectiveness is determined, from one hand, resource composition, its quality and availability, when it’s necessary, and, from the other hand, resource permeability, i.e. system capability deliver resource in tame-limit.
  3. Resource permeability management often is undervalued while finding ways to increase system performance.
  4. Technological efficiency and resource permeability management is the basis ways of increasing performance of a system

 

Эффективность и факторы влияющие на нее

Я подготовил статью о подходах к оценке эффективности. Она выйдет в конце декабря в сборнике международной научной конференции на английском языке. Здесь я выкладываю ее русскую версию. Английскую опубликую после выхода сборника :)

Задайте вопрос любому руководителю: чего он хочет, от своей организации? С вероятностью 80% вы услышите в ответ: чтобы организация была эффективна. Эффективность – одно из наиболее употребляемых требований к функционированию любой системы.

Чаще всего термин «эффективность» употребляется в контексте получения большего результата при меньшем расходе ресурсов. То есть, эффективность, согласно этому контексту, описывается формулой:

 (1);

где:

Ef – показатель эффективности;

R – результат;

C – расход ресурсов.

Еще раз повторимся, что это наиболее употребимый контекст термина «эффективность» в обыденной речи управленцев.

Давайте на время согласимся с этим определением эффективности и смоделируем упрощенную практическую ситуацию.

Возьмем некоторое подразделение, для которого в качестве результата была определена цель увеличения объема прибыли на 10 млн. рублей. Это будет нашим мерилом результата. После разработки плана действий по достижению цели подразделению был утвержден бюджет в размере 2 млн. рублей. Таким образом, на один рубль израсходованных ресурсов мы должны получить 5 рублей результата, то есть наш Ef = 0,2.

Спустя некоторое время, по окончании отчетного периода замеряем результат. В результате замера оказывается, что увеличение объема прибыли (целевого результата) произошло только на 1 млн. рублей, но при этом расходы составили 200 тыс. рублей. Считаем Ef=0,2. Если опираться на определение эффективности в соответствии с формулой (1), то эффективность нашего подразделения равна плановой. Соответственно, система эффективна! Но, даже на интуитивном уровне, это не так – мы получили только 10% результата.

Чтобы объяснить это противоречие, давайте возьмем техническую аналогию. Космический корабль «Фобос-Грунт» упал Тихий океан долетев до земной орбиты. Даже если бы компания-разработчик израсходовала на него ресурсов пропорционально расстоянию, которое пролетел космический корабль, разве можно было бы утверждать, что это эффективная система?

На интуитивном и логическом уровне оценки очевидно, что, если цель системы не достигнута, то экономия ресурсов на достижение результата не может быть характеристикой эффективности.

Сложность для понимания категорий и оценки эффективности во многом определяется тем, что сам по себе термин «эффективность» — заимствованный. Так же, кстати, как и термин «цель».

Например, в английском языке есть два термина отличающихся по смыслу, причем оба могут быть переведены на русский язык как «эффективность»:

  • Effectiveness – успешность в достижении результата. Наиболее точным переводом на русский язык мог бы быть термин «результативность».
  • Efficiency – достижение максимума результата с минимальными расходами. По мнению автора, наиболее корректным переводом на русский мог бы быть термин «экономичность». Совпадает с определением эффективности в соответствии с (1).

С того момента, как автором было осознанно отличие этих двух терминов, он регулярно у всех докладчиков, употребляющих понятие «эффективность» уточняет в каком контексте, этот термин употребляется. В подавляющем большинстве случаев, эффективность рассматривалась как синоним экономичности, но в то же время никто не соглашался признать систему эффективной, если она была экономична, но не результативна!!!

Следовательно, на интуитивно-логическом уровне понятие «эффективность» для употребляющего означает одновременное обеспечение результативности и экономичности.

Итак, формула (1) по сути является определением экономичности. Уточним это понятие;

 (2);

Сама по себе абсолютная величина показателя экономичности не имеет особенного смысла. Оценка экономичности связана с отношением фактических результатов к плановым или сравнения фактических результатов.

 (3);

где:

Ec – показатель сравнительной экономичности;

Ecf  — показатель фактической экономичности;

Ecp – показатель плановой экономичности.

Результативность определим следующим образом:

 (4);

где:

R – показатель результативности;

Rf – фактически полученный результата;

Rp – плановый результат

И добавим еще понятие «исполнение расходной части по ресурсам»:

 (5);

где:

C – показатель исполнения расходной части по ресурсам;

Cf – фактически израсходованные ресурсы;

Cp – план по расходу ресурсов.

Опираясь на определения (2), (3), (4), (5), можно принять следующее определение экономичности:

 (6);

Определив понятия «результативность» и «экономичность», вернемся к определению понятия «эффективность». Как мы уже писали выше,

эффективность – это состояние функционирования системы, обеспечивающее необходимую экономичность при заданном уровне результативности.

 Следовательно, эффективность прямо пропорциональна результативности (чем выше показатель результативности (4) – тем выше эффективность) и обратно пропорциональная экономичности (чем меньше показатель сравнительной экономичности (6), тем выше эффективность). Следовательно, эффективность:

 (7);

где: k – постоянная пропорции.

Частный случай этой формулы эффективности, вполне применимый для большинства случаев и опробованный на практике, может иметь вид:

 (8)

Данный подход к оценке эффективности позволяет получить интегральную оценку эффективности без учета взаимосвязей между промежуточными результатами, действиями и ресурсами. Безусловно, это исключительно оценка верхнего уровня.

В применении формулы (7) существует еще несколько важных ограничений:

во-первых, в ней временной ресурс рассматривается, как имеющий такую же значимость, как все прочие ресурсы. Однако, любой управленец знает, что время – ресурс наиболее дефицитный и трудный в управлении. Если все иные ресурсы могут быть добавлены, то временной ресурс не может быть увеличен. Поэтому формула (7) справедлива для оценки эффективности системы за фиксированные и сопоставимые интервалы времени.

Во-вторых, формула (7) не учитывает зависимость результата от состава и качества ресурсов, использованных для его достижения. В реальной жизни и реальных системах это, как правило, неверно.

Классическая управленческая задача сводится к балансу треугольника Срок-Качество(содержание результата)-Ресурсоемкость. Есть старая управленческая шутка: «Дешево, качественно, в срок – выбирайте любые два»

Чаще всего достигаемый результат – это следствие наличия, доступности и обеспеченности ресурсами в нужном объеме и в нужной последовательности. Под ресурсами в данном случае понимаются средства производства и иные машины и оборудование, материалы, информация, люди и т.п. Другими словами, каждый ресурс имеет какой-то свой вклад в достижение результата, т.е результат – это интегральная функция от ресурсной обеспеченности:

 (9)

Функция f(c) по сути своей характеристика экономичности системы, которая определяется в первую очередь используемыми технологиями. Любые технологические инновации, которые мы вносим в систему, должны быть направлены на повышение отдачи на вложенные ресурсы.

Именно на эту функцию направлено внимание подавляющего числа руководителей, думающих, говорящих и заботящихся об эффективности. Но в этом внимании упускается один важный аспект. Всегда ли возможно решить задачу путем увеличения ресурсов? Является ли ресурсное и технологическое преимущество основополагающим в повышении эффективности?

Практика показывает, что ответ будет – «Нет». Если бы эти предположения были верны, то создатели новых технологий получали бы мгновенное преимущество в эффективности и добивались бы больших результатов. Но, по крайней мере рыночных условиях, технологические инноваторы редко становятся лидерами рынка, чаще всего у них выигрывают те, кто пришли вторыми, третьими и сумели достичь большего.Чаще всего достигаемый результат – это следствие наличия, доступности и обеспеченности ресурсами в нужном объеме и в нужной последовательности. Под ресурсами в данном случае понимаются средства производства и иные машины и оборудование, материалы, информация, люди и т.п. Другими словами, каждый ресурс имеет какой-то свой вклад в достижение результата, т.е результат – это интегральная функция от ресурсной обеспеченности:

И причина здесь достаточно проста: имеющаяся система НЕ СПОСОБНА пропустить через себя необходимое количество ресурсов за имеющееся время. Между тем, очень часть получение результата в заданный срок является один из основных способов оценки эффективности. Дорога ложка к обеду!!!

Например, олимпийские объекты в Сочи должны быть полностью готовы к 2014 году. Если они не будут готовы – никакая экономичность при создании результата не будет играть сколько-нибудь важной роли. По очень простой причине: степень достижения результата будет равняться нулю, и эффективность тоже будет равняться нулю, независимо от того сколько ресурсов удалось сэкономить в процессе его получения.

Основное преимущество победителей чаще всего состоит в способности за то же время, что и проигравшие, пропустить через себя большее количество ресурсов, для достижения результатов.

Способность компании обеспечить себя необходимыми ресурсами может быть описана следующим образом:

(10)

Где функция (t) – это характеристика ресурсной проницаемости системы в единицу времени.

Таким образом, результативность системы определяется следующим образом:

 (11)

Результативность – это функция экономичности системы, обусловленной ресурсной обеспеченностью, и ресурсной проницаемости системы в ограничениях времени.

В бизнес- и социальных системах технологическая экономичность – это объект внимания предпринимателя, именно на ней сконцентрировано внимание большинства лиц, принимающих решения. В то время как ресурсная проницаемость в единицу времени часто выпадает из области внимания. Между тем – этот параметр один из важнейших определяющих конкурентоспособность и эффективность системы, на взгляд автора, критически недооцененный.

При разработке любой системы мы формируем гипотезу о природе и форме функций f(c) и  (t), основанную на ретроспективном анализе, интуиции или экспертных оценок, или любых иных методов принятия решений. На основе этой гипотезы мы формируем ожидаемый уровень эффективности.

После реализации проекта или запуска системы мы получаем фактические значения и можем оценить надежность планирования. Таким образом, формула (7) может использоваться в том числе и для оценки надежности наших прогнозов.

Заключение:

  1. Классическое использование понятия «эффективности» как синонима экономичности системы не учитывает значимость достижения результата в заданные сроки.
  2. Определение эффективности как состояния функционирования системы, обеспечивающего необходимую экономичность при заданном уровне результативности, позволяет получить инструмент количественной оценки эффективности, который учитывает значимость результата (формула (7)).
  3. В реальных системах результативность определяется, с одной стороны, ресурсным составом, его качеством и доступностью в нужны момент времени, а с другой стороны, ресурсной проницаемостью системы – т.е способностью системы обеспечить в заданное время наличие нужного состава и количества ресурса.
  4. Управление технологической экономичностью и ресурсной проницаемостью – это основные пути повышения эффективности системы.

Парадокс систем управления живых систем

Недавно я в своем блоге опубликовал обзор определений понятия «Система управления«. Так как задача была найти общее в определениях и попробовать дать определение этого понятия, то парадокс систем управления живых систем был упомянут исключительно вскользь. Однако, читатели и комментаторы не упустили его из своего внимания.

Действительно, для живых систем (а все социальные системы относятся к живым саморазвивающимся системам) существует парадокс: с одной стороны, система управления является частью, подсистемой управляемой системы, с другой стороны, поскольку саморазвивающиеся системы способны генерить для себя цели самостоятельно, система управления живых систем должна быть в состоянии использовать, а то и включать в себя структуры и технологии, находящиеся за пределами управляемой системы.

Система управления социальных систем должна обладать способностью выходить в рефлексивную позицию по отношению к надсистеме (управляемой системе) и самой себе, быть способной посмотреть на себя и управляемую систему со стороны.

Парадокс системы управления живых систем состоит в том, что она должна обладать способностью выхода за пределы управляемой системы, оставаясь ее неотъемлемой частью.

Спасибо Андрею Станину, задавшему вопрос, благодаря которому удалось сформулировать этот парадокс.

Определение понятия «Система управления»

Как часто мы используем словосочетание «система управления»? Мы не задумываясь употребляем «постановка системы управления»,  «развитие системы управления», «система управления организацией» и т.д. и т.п.

Начав работать над циклом   «Живая (жизнеспособная) система управления» (Viable Management System), я попытался найти общепринятое определение понятия «система управления» и с  удивлением обнаружил, что оно отсутствует. Я обратился к безусловному для меня авторитету в области теории систем Виолетте Николаевне Волковой. На мой вопрос, Виолетта Николаевна ответила мне, что понятие, которое я пытаюсь определить, неоднозначно, его также сложно определить как понятие «стол» — можно исписать несколько страниц текста, а определение так и не получить. Она посоветовала мне собрать разные точки зрения с указанием их сфер применения.

Вот что из этого получилось:

Э.А. Смирнов. Основы теории организации

Система управления представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998 — с. 76

Определения, найденные в интернете:

Система управления предприятием – это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия. Алексей Ким.

 

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом. Инфоменеджмент

 

Система управления — одно из основных понятий науки управления. Это совокупность элементов, функционирование которых обеспечивает эффективную деятельность, направленную на достижение цели, то есть предвосхищенного результата. Взято здесь.

 

Система управления – это подсистема более крупного образования (образованного целого — системы), обеспечивающая достижение осознанных или неосознанных целей этого образованного целого. Система управления предприятием включает в себя: организационную структуру, людей, которые занимаются руководящими функциями, методы управления,  которые эти люди применяют и другие переменные организации (одна из них — корпоративная культура) , от которых зависит движение организации к ее целям. Глоссарий по менеджменту

 

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ — система, в которой протекают процессы управления; подразделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов, потребностью в согласовании целей и усилий индивидуумов, коллективов организаций (предприятий), отраслей и т. д. в управлении их совместной деятельностью. Словарь Охрана труда.

 

Система управления — систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента. Русскоязычная Википедия.

 

С англоязычными определениями все еще сложнее. При переводе с русского на английский Яндекс дает два варианта: control system и execition system, Google предлагает control system и management system.

Анализ предлагаемых вариантов показал, что словосочетание «management system» чаще всего напрямую соотносится с управлением предприятиями и организациями, т.е. социальными системами, «control system» используется как в части контроля и организации управления социальными системами, так и системами техническими, а «execition system» используется исключительно в технической сфере.

Поскольку область моих интересов – это системы управления организациями, т.е. социальными системами проанализируем найденные определения термина «management system»

Поскольку, при переводе смысл часто теряется, привожу исходный текст и мой к нему перевод:

The leadership and control within an organization. It is made up of people interacting with other people and machines that, together, set the goals and objectives, outline the strategies and tactics, and develop the plans, schedules and necessary controls to run an organization. Источник.

Перевод:

Лидерство и контроль в организации. Состоит из людей, взаимодействующих с другими людьми и машинами таким образом, что одновременно, устанавливаются цели и задачи (ну нет в русском точных вариантов для оттенков смысла – Д.Е.), определения стратегий и тактик и разработки планов, расписаний и необходимого контроля функционирования организации

 

Documented and tested step-by-step method aimed at smooth functioning through standard practices. Used primarily in franchising industry, management systems generally include detailed information on topics such as (1) organizing an enterprise, (2) setting and implementing corporate policies, (3) establishing accounting, monitoring, and quality control procedures, (4) choosing and training employees, (5) choosing suppliers and getting best value from them, and (6) marketing and distribution. Источник

Перевод:

Задокументированный и протестированный пошаговый метод направленный на равномерное функционирование с помощью стандартных практик. Используется преимущественно во франчайзинговой индустрии. Система управления обычно включает детализированную информацию по таким вопросам, как 1) организация предприятия, 2) установление и применение корпоративных политик, 3) постановки процедур учета, мониторинга и контроля качества, 4) подбора и обучения работников, 5) выбора поставщиков и получения от них максимальной ценности и 6) маркетинга и дистрибьюции.

 

An Integrated Management System is a single integrated system used by organization to manage the totality of its processes, in order to meet the organization objectives and equitably satisfy the stakeholders. Источник.

Перевод:

Интегрированная Система Управления – это единая интегрированная система используемая в организации для управления всей совокупностью своих процессов для достижения целей организации и равного удовлетворении заинтересованных сторон.

Действительно, единого определения системы управления найти не удалось, но у всех определений есть общие элементы.

Во-первых, система управления – это ПОДСИСТЕМА системы более высокого порядка технической, социальной или иной, в отношении которой осуществляется управление.

Во-вторых, ОБЪЕКТОМ системы управления является состав (элементы, подсистемы, связи, структура) и функционирование (состояния и поведение) управляемой системы.

В-третьих, ЦЕЛЬЮ системы управления является достижение целей управляемой системы.

В-четвертых, ОГРАНИЧЕНИЕМ системы управления являются допустимые условия существования управляемой системы.

Для формулировки определения используем как шаблон определение системы, которое предложила В.Н. Волкова:

S def ≡ <{Z},{Str},{Tech},{Cond}>

где {Z} – совокупность или структура целей;

{Str} – совокупность структур (производственная, организационная и т.п.), реализующих цели;

{Tech} – совокупность технологий (методы, средства, алгоритмы и т.д.), реализующих систему;

{Cond} – условия существования системы, т.е. факторы, влияющие на ее создание, функционирование и развитие.

Тогда систему управления можно определить следующим образом:

Система управления – это часть системы – подсистема, включающая в себя совокупность структур и технологий, целью которой является достижение целей управляемой системы (надсистемы) путем изменения структур и технологий последней в условиях, допустимых для существования управляемой системы.

Ключевым отличием систем управления технических и социальных систем мне видится различие в источниках целеполагания.

Технические системы – системы целеустремленные, т.е. цели технических систем задаются извне. Системы управления технических систем не должны формировать и не формируют цели управляемой системы. Поэтому приведенное выше определение достаточно, для определения системы управления техническими системами

Социальные же системы – это системы самоорганизующиеся, следовательно способные к формированию целей изнутри системы. Из «закона необходимого разнообразия» следует, что система управления любой социальной системы обязана обладать способностью определять состав и структуру целей, следовательно важной отличительной особенностью систем управления социальных систем обязательно должны иметь в своем содержании структуры и технологии, обеспечивающие создание и изменение структуры целей управляемой социальной системы.

Последнее утверждение приводит к еще одному предположению: в состав системы управления социальных систем могут входить структуры и технологии, являющиеся внешними по отношению к управляемой системе, что, на мой взгляд, проявляется в концепции Пространства Инициирования Целей Кочнева, Перегудова, Ямпольского.

Живая система управления. Определенное и неопределенное

Система управления похожа на дерево. Корнями она уходит в жизненные ценности собственников компании, которые формируются сначала под воздействием окружающего общества – семьи, друзей, школы и прочего окружения, а потом, но далеко не у всех, на основании собственного выбора.

 

Живая система управления. Соединяя глобальное и локальное, преодолевая неопределенность

Очень небольшое число людей способно сформулировать и определить иерархию собственных жизненных ценностей. Более того, умение выстраивать иерархию ценностей – это один из признаков высокого уровня личностного развития.

Для большинства же людей – эта сфера существует в тумане неопределенности, данная на уровне ощущений, автоматических реакций, предпочтений и выборов. Сфера жизненных ценностей – это то, что формирует ядро личности, источник жизненной силы в межчеловеческих, социальных отношениях.

Из сферы жизненных ценностей проистекают мотивы создания бизнеса, они порождают его смыслы, дают основания для субъективной оценки успеха/неуспеха и силы для предоления трудностей.

По большому счету, эта сфера глобально определяет будущее компании и ее системы управления. Это область ГЛОБАЛЬНОГО НЕОПРЕДЕЛЕННОГО. Это самое ГЛОБАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ – это питательная среда для построения системы управления. Чем большая часть этого неопределенного проявлена, тем глубже уходят корни системы управления организации, тем устойчивей его система управления.

Опираясь на ГЛОБАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ мы можем выстраивать ГЛОБАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ. Глобальное определенное – это слой, определяющий смыслы организации и ее системы управления. В этом слое находятся такие объекты системы управления, как миссия, видение, ценности и идентификация компании, структура бизнеса компании. Глобальное определенное возникает из ответов на вопросы: зачем мы это делаем? кто мы? каким бизнесом мы занимаемся? что мы считаем приемлемым и неприемлемым?

Этот слой – это корни системы управления, Чем лучше он определен, тем мощнее корневая система, тем устойчивей организация, тем легче ей преодолевать ветер перемен и при необходимости возрождаться из пепла. Это как растения, если сохранилась корневая система – вы можете срубить, сломать растение – оно возродится, пустит новые ростки. До тех пор, пока живы корни – живо само растение.

Организация, у которой отсутствует объекты слоя ГЛОБАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ, подобна пустынному растению перекати-поле – она не находится на одном месте, перемещаясь по воле ветра, не укореняясь нигде. Что ж, если среда обитания вашей компании подобна пустыне – это вполне допустимый вариант существования системы управления. Но в той же пустыне растет саксаул, чьи корни уходят на огромную глубину, вытягивая живительную влагу из глубин.

Слабая неразвитая корневая система – это свойство коротко живущих растений. Точно также обстоят дела и с организациями – если организация не ориентирована на долгую жизнь, то и вопросы ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО не актуальны, более того вредны. Вредны потому, что вызывают эффект сороконожки – задумавшись о смыслах и о том, как организация работает, система управления впадает в ступор, теряя краткосрочную эффективность и результативность.

На основании ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО формируется ЛОКАЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕННОЕ. Локальное определенное – это весь классический набор менеджмента. Именно ему посвящены тома литературы по теории управления, регулярному мендежменту. Локальное определенное – это структуры, бизнес-процессы, регламенты. Мотивация персонала, бережливое производство, Balanced Scorecard, бюджетирование, реинжиниринг бизнес-процессов, организационное проектирование и т.д и т.п. – это все инструменты формирующие локальное определенное. Это ствол (или стволы) и ветви дерева, его листья. Все то, что находится на виду у наблюдателя. Но все это опирается и питается за счет ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО, которое в свою очередь черпает силу в ГЛОБАЛЬНОМ НЕОПРЕДЕЛЕННОМ.

Все попытки локальной оптимизации ЛОКАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО, не затрагивая ГЛОБАЛЬНОГО ОПРЕДЕЛЕННОГО подобны прививанию разных сортов деревьев на дикий подвой. У искусных садоводов это дает поразительные результаты, когда на одном дереве растут яблоки разных сортов. А вот неискусный садовод способен загубить и привой и подвой.

Кроме того, нужно учитывать, что на дуб яблоню не привьешь. Но это еще благополучные результаты. А иногда приходится наблюдать попытки создать нечто абсолютно чужеродное на основе «правильных» или того хуже – модных подходов, особенно когда возникает очередная мода. И в результате получаются прекрасные орхидеи.

Орхидея – прекрасный цветок, но это цветок-паразит. Он красив, но питается за счет растения-носителя, у него нет корней, он не живет в симбиозе, т.е. он не приносит пользы приютившему его растению, он живет за его счет. Посмотришь на компанию, в которой орхидея-бюджетирования или орхидея – бухгалтерского учета подчинила себе всю систему управления компании. Красивое такое бюджетирование, вот только пользы от него никакой, кроме вреда, ну и, может быть, внешней красоты…

И вся эта красота существует во всеобщем ЛОКАЛЬНОМ НЕОПРЕДЕЛЕННОМ. Локальное неопределенное – это поведение и поступки наших сотрудников и контрагентов. Они всегда носят вероятностный характер. Их невозможно программировать, их можно только с той или иной степень надежности прогнозировать.

Собственно система управления – это все, что находится в ГЛОБАЛЬНОМ и ЛОКАЛЬНОМ ОПРЕДЕЛЕННОМ. Ее предназначение связать между собой ГЛОБАЛЬНОЕ и ЛОКАЛЬНОЕ НЕОПРЕДЕЛЕННОЕ и обеспечить реализацию жизненных ценностей.