Архив рубрики: Система управления

Отвечает ли бюджетирование на вопрос: Сколько денег необходимо и достаточно?

Собственники компаний далеко не редко задают вопрос финансовым директорам: «Сколько денег компании необходимо и достаточно, чтобы компания могла успешно существовать?»

После того, как мне удалось разработать подход, позволяющий это рассчитать за пол-часа при наличии хоть сколько-нибудь надежной системы управленческого учета, я сам стал задавать этот вопрос финансовым директорам. Несмотря на то, что вся необходимая информация у них есть, этот вопрос тоже ставил их в тупик.

Мой «профессиональный рекорд» составляет сейчас 41 проект, из них почти половина — это проекты по постановке и автоматизации системы бюджетирования компании. И должен честно признаться, что если не знать как посмотреть на данные управленческого учета, найти ответ на этот вопрос в классическом бюджетировании — задача нетривиальная.

В результате мной был разработан семинар «Управление деньгами и оборотным капиталом как ограничением». Представляю вам видеофрагмент из  этого семинара:

 

Статья «Описание функций в компании: синтаксис языка управления структурой управления»

Когда-то в самом начале нулевых мной в соавторстве с Андреем Станиным была написана статья, посвященная правилу описания и структурирования функций предприятия, разработке Положений о подразделении.

Андрей — один из лучших специалистов по организационному проектированию, человек глубоко на концептуальном и инженерно-технологическом уровне знающий, как выстраивать систему управления. В 2012 году я попытался найти в интернете, что же появилось нового в области организационного конструирования и с удивлением обнаружил, что наша с Андреем статья — чуть ли не фундаментальный текст, который живет самостоятельной жизнью: она попала в библиотечные каталоги, была опубликована в «Справочнике экономиста» №6 за 2007 год, стр. 35-41. На нее оказывается ссылаются в своих работах студенты, аспиранты и специалисты.

Но при этом сам текст стало сложно найти в открытом доступе. По крайней мере, у меня это получилось не с первой попытки. И я решил выложить статью у себя на сайте в PDF формате. По крайней мере, теперь не потеряется и будет всегда доступна. Как-никак фундаментальная работа :)

Ссылка для просмотра и скачивания: ЕгоровСтанинОписаниеФункций

Подход, изложенный в статье, продолжает развиваться. А еще у меня есть возможность познакомить всех с моим соавтором, который продолжает заниматься полезным делом построения систем управления, находясь внутри организации.

СтанинЕгоров

 

Вопрос-Ответ. Функция контроля

Дмитрий, еще вопрос: рассматривая функцию управления «контроль», не могу понять ее суть! В моем понимании при проведении контроля нужно провести визуальный (инструментальный) осмотр работ, учесть данные осмотра, провести сравнение полученных данных с требуемыми. Так получается, что проводится не контроль, а учет и анализ. Но это уже другие функции управления. Как же разграничить эти понятия?!

Давайте попробуем разобраться вместе. Все соглашаются, что управление – это цикличный процесс, состоящий из нескольких функции.400px-PDCA_Cycle.svg

Наиболее известен цикл Шухарта-Деминга PDCA (или его вариация PDSA), который появился как цикл непрерывного улучшения, но со временем начал рассматриваться как универсальный цикл управления.

 

 

Я в своей практике использовал семичастный цикл: Целеполагание-Планирование-Исполнение-Контроль-АнализПричин-Корректировка, который принят в компании ИНТАЛЕВ.

Цикл управления ИНТАЛЕВНо и этоn цикл вполне себе условен и может быть, при необходимости детализирован. Так, например, если посмотреть на этап Планирование, то он состоит из двух разных элементов: планирование способов достижения целей и планирование необходимых ресурсов. В то время, как с точки зрения цикла Шухарта-Деминга, целеполагание также является частью функции планирования. Выделение ее в самостоятельную функцию условно и определяется потребностями конкретной методики.

Такая же история с этапом Исполнение – он включает в себя «организацию исполнения», которой занимаются управленческие подразделения и собственно «исполнение», т.е. прямое «делание». Под организацией исполнения здесь я понимаю обеспечение наличия в нужном месте, в нужное время трех основных элементов: ресурсов, технологий и инструкций по их применению. Если хотя бы один из этих трех элементов отсутствует – исполнение невозможно, т.е. не организовано.

Если под этим углом зрения посмотреть на функцию контроля, то Ваше понимание абсолютно верно, более того, совпадает со словарным определением.

КОНТРОЛЬ —  (от фр. controle – проверка, англ. control) – составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями. (http://www.vocable.ru/dictionary/1049/word/kontrol)

Судя по вопросу, Вас ввела в замешательство иерархия функций. Контроль – это функция включающая в себя учет факта и анализ план-фактных отклонений. ВАЖНО: не путать с анализом причин возникновения план-фактных отклонений. Учет и анализ план фактных отклонений – это не «другие функции управления», а составляющие части функции контроля.

Более того, из такого понимания есть несколько важных следствий:

  • То, что не учитывается, не контролируется, следовательно – не управляется.
  • В отсутствие плановых значений контроль НЕВОЗМОЖЕН в принципе. Вместо контроля мы получаем «летопись свершений»
  • Несовпадение форматов планирования с форматом учета – делает контроль излишне трудоемким, а иногда – невозможным.

Некоторые руководители включают в свое понимание контроля также и функции Анализа Причин отклонений и Корректировки (планов или целей). В цикле Шухарта-Деминга под понятие контроля «Check» или «Study» попадают функции учета, анализа план-фактных отклонений и анализа причин возникновения отклонения.

Но тут, как говориться, нужно договариваться о словах.

Есть ли такая подсистема — управление дисциплиной труда. Вопрос-ответ

Дмитрий, доброго времени суток!

Интересуюсь управлением предприятия. Если позволите с Вами пообщаться, задам вопросы, на которые ищу ответы:

  1. Правильно ли рассматривать в системе управления предприятия наличие подсистемы управления дисциплиной труда?

  2. Если да, то правильны ли рассуждения в отношении подсистемы управления дисциплиной труда: субъект управления-(директор, производитель работ, в общем ответственный в работе с подчиненными); объект управления -(сам подчиненный); предмет управления-это дисциплина труда?

Первое, с чего хотелось бы начать, поскольку в области управления предприятия отсутствуют общепринятые стандарты, то и говорить о правильном или неправильном не очень-то приходится. Правильно или неправильно с чьей точки зрения? Сам по себе термин «правильно» подразумевает наличие неких правил, общих для всех оценивающих. Я предпочитаю использовать термин целесообразно. Решение, которое целесообразно в одних условиях, может быть нецелесообразным в других условиях. По моему глубокому убеждению, принцип разумной достаточности и целесообразности – это один из основополагающих принципов при построении системы управления предприятием. Попытки внедрить «правильное» решение на этапе, когда оно нецелесообразно – неразумны и даже вредны.

Я приведу пример из области, которую хорошо знаю. Я много лет разрабатывал и внедрял системы бюджетирования. Поскольку действовать приходилось в рамках заданной «технологии консалтинга» и задача, пусть и неявно, была получить максимум от клиента, мы естественно продавали ему «правильное решение». Но правильное решение в области бюджетирования (т.е. включающее в себя полный цикл и объем бюджетов), примененное к молодой быстрорастущей компании может привести к тому, что не бюджетирование будет для компании, а компания для бюджетирования. Я уже не говорю, что бюджетирование, в его классическом варианте, – это в первую очередь инструмент работы с тем, что в терминах Теории ограничений называется Операционные издержки, а в рамках стандартных экономических терминов –  условно-постоянные издержки. И такие действия приводят к тому, что появляется движение beyond the budgetting

Что касается содержательного ответа на заданные вопросы: давайте начнем от печки. Что такое «дисциплина труда»? Дисциплина – это определенный порядок поведения людей, отвечающий сложившимся в обществе нормам права и морали или требованиям какой-либо организации. (подробное определение см. тут: http://dic.academic.ru/dic.nsf/enc_philosophy/2223#%D0%94%D0%98%D0%A1%D0%A6%D0%98%D0%9F%D0%9B%D0%98%D0%9D%D0%900)

Дисциплина труда — условие любого не индивидуального труда, элемент общественной организации труда. Дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, нормативными правовыми актами работодателя, трудовым договором (ст. 189 ТК РФ). (http://www.determiner.ru/dictionary/880/word/disciplina-truda)

То есть управление дисциплиной труда – это управление поведением сотрудников. И, если посмотреть под этим углом зрения, то, безусловно, в рамках системы управления предприятия безусловно существует подсистема управления поведением сотрудником. Раз у нас есть сотрудники, и они себя как-то ведут, то есть и соответствующая система управления. В данном случае важно, что не существует отдельной подсистемы управления дисциплиной труда, а существует более объемное и сложное понятие: управление поведением сотрудника.

И эта подсистема не сводится к банальным механизмам поощрения/наказания, которые в просторечии и вульгарно именуется системой мотивации. Хорошо известно, что 80% проблем мотивации решается правильным подбором персонала. Эта подсистема – это очень большой комплекс методов, направленных на выявление, оценку и коррекцию ценностей и смыслов сотрудников, их целей и мотивов поведения, стимулы и формы оценки. Могу порекомендовать почитать книги Александра Фридмана «Вы или Вас: профессиональная эксплуатация подчиненных», Константина Харского «Ценностное управление для бизнеса» ну и собственные публикации по вопросам разработки монетарной системы стимулирования.

Из этого следует ответ на второй Ваш вопрос: Субъект управления – непосредственный руководитель, имеющий права административного управления[i], объект управления – поведение сотрудника, предмет управления – конкретные поступки сотрудника, а инструменты – это ценности, смыслы, цели, мотивы и стимулы.

[i] Административное управление – это право руководителя отдавать обязательные к исполнению распоряжения в отношении использования рабочего времени и приоритетов его распределения. Административное управление – это управление временем, в отличие от функционального, которое занимается способами исполнения задач.

Принятие решений на основе учета «прохода». Выступление Эли Шрагенхайма

На своем канале в Youtube Philip MARRIS, директор MARRIS Consulting опубликовал видео, записанное на конференции в Париже в марте 2014 года. Это выступление Эли Шрагенхайма на тему «Принятие решений на основе учета «прохода». Не знаю, что там с авторскими правами, но поскольку Филипп опубликовал его в общем доступе, надеюсь, здесь все в порядке.

Выступление на английском языке.

Об эффективности мотивации

Почему-то так сложилось, что система мотивации сотрудников — это первое, за что хватаются руководители, когда ситуация развивается не так, как им хотелось бы. Им кажется, что, если они изменят что-то в системе стимулирования, то сотрудники сами добровольно и за небольшие деньги начнут действовать максимально эффективно.
При этом, что такое эффективно все понимают по разному. Чаще всего, под эффективным действием понимается такое действие, которое предпринял бы сам руководитель.
Система мотивации часто рассматривается как некая «волшебная таблетка», которая перестроит сознание сотрудника, и он начнет действовать так, что и управлять им не нужно — только покажи направление, а дальше он героически достигнет поставленных целей, радостно отчитается об их достижении и экономии ресурсов.
С одной стороны, действительно правило «за что платишь — то и получаешь» универсально и работает практически всегда. Но, как всегда нужно учитывать большое «НО…», о которое разбивается огромное количество проектов по внедрению ключевых показателей эффективности (KPI) — технически невозможно включить в систему оценки весь перечень показателей деятельности, на которые влияет каждый сотрудник.
Но и это еще не все «плохие» новости. Еще один момент, на который нужно обращать внимание: любые попытки с помощью «систем мотивации» вызвать к жизни «героизм» у сотрудников, который бы позволил полностью компенсировать провалы в организации бизнес-процесов и взаимодействия в компании, а уж тем более компенсировать стратегические ошибки обречены на провал.
Системы стимулирования способны повысить эффективность компании в целом на первые десятки процентов (по моим оценкам не более 20%) — не более. Эффекты с применением новых технологий, в том числе технологий управления выражаются в разах, а стратегических решений — в порядках. Причем, как в «плюс», так и в «минус». Очевидно, что ошибки стратегические и организационные не могут быть компенсированы никакими материальными стимулами.

Видеофрагменты семинара Управление эффективностью.

Наконец-то сподобился нарезать и выложить авторское изложение подходов к управлению эффективности и факторов, влияющих на нее. Смотрите сами все три части:

Состоялся семинар «Управление эффективностью. С чего начать?»

24 мая 2013 в Санкт-Петербурге состоялся семинар «Управление эффективностью. С чего начать?»

Видеофрагменты выложены на вновь созданном канале Viable Management System. Продолжение следует — подписывайтесь, смотрите все, что можно будет выложить в открытом доступе.

Функции системы управления

Иногда приходится слышать и читать, как организацию сравнивают с киборгом — искусственное образование, которое в последствии живет своей собственной жизнью. Вообще-то я не очень согласен с таким сравнением. Для меня организация — это скорее живой организм, некий прообраз многоклеточного социального организма, в котором люди — это клетки тканей, специализирующиеся на той или иной функции. Причем, с определенного момента организация становится независимой от основателя, также как ребенок в норме должен стать независимым от родителей — если же этого не происходит — мы имеем дело с социально-психологическим отклонением, я бы даже сказал — патологией.

Раньше я уже писал о парадоксе системы управления живых систем. Сегодня я попробую проиллюстрировать принципиальное отличие функций систем управления технических и социальных систем.

Функциональная структура системы управления технической системы выглядит примерно так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

По сути, есть три основных блока функций: сбор данных и фиксация отклонений от плановых (расчетных) параметров, анализ отклонений с расчетом альтернатив действий, принятие решений в соответствии с заложенной программой и моделью принятия решений, далее формирование управляющего воздействия и собственно воздействие на управляемую систему. Ключевым отличием технической системы является то, что цели системы и модели принятия решений заложены в систему управления извне и не могут быть изменены системой управления.

Функции живой системы управления дополнены еще одним очень важным блоком. Внимание на рисунок:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система управления живых систем включает в себя дополнительно блоки сбора информации из внешней среды (в том числе и от системы-«владельца» — надсистемы), блок прогнозирования, отвечающий за предсказание тенденций изменения внешней по отношению к системе среды, и очень важный блок целеполагания, который отвечает за генерацию целевой функции и моделей принятия решений.

Причем, с физической точки зрения, целевая функция живой системы будет равнодействующей четырех действующих на систему сил: целей надсистемы, целей внешней среды, целей собственно системы и целей входящих в систему подсистем. Именно блок прогнозирования и целеполагания определяют, если так можно выразиться, вектор целевой функции, по которой будет двигаться интересующая нас система.

С практической точки зрения это все означает, что именно наше отношение к организации во многом будет определять механистический или органический тип развития организации. Подавляющее большинство авторов, занимающихся вопросами этапов развития организации тяготеют к одному или другому отношению, и, в зависимости от предпочтений, рекомендуют те или иные решения.

Механистические (технократические) подходы к социальным системам чаще всего приводят к фиксации организации на одном или группе основателей, которые то ли в страхе потерять власть, то ли от непонимания, как выращивать организацию, оказываются прикованными к ней, как «рабы на галерах». Такая фиксация приводит к тому, что любая попытка оставить организацию без внимания, приводит к снижению ее эффективности, так как не развивается, атрофируется функция целеполагания.

Органические подходы к организации значительно более сложны в реализации. Они требуют квалификации и не гарантируют результата, так как организация, являясь живым организмом может «заболеть», подхватив где-нибудь неизлечимое при современном уровне «организационной терапии» заболевание. Но в случае успеха, есть значительная вероятность, что организация сумеет превратиться в ту самую, книжную, самообучающуюся организацию.