Финальная часть перевода статьи Эли Шрагенхайма и Альберта Понстина. Начало здесь, продолжение здесь.
4. Установление приоритетов на этапе исполнения. Основанных на фактическом потреблении буферов
В этом разделе мы углубимся в критически важную роль установления приоритетов и управления буферами во время этапа исполнения проекта. Мы подчеркнем рамки, которые накладывает на нас использование только буферов времени, и выступим в защиту подхода использования в реальном времени двойного буфера, который отслеживает как время, так и мощность.
Важная роль единой системы приоритетов.
Преодоление сложности мультипроектной среды требует единой системы приоритетов. Эта система служит единственным источником истины для принятия решений и действует на основании информации о потреблении буферов в реальном времени, обеспечивая экономичное использование ресурсов.
В мультипроектной среде унифицированная система приоритетов – незаменима. Она предоставляет стабилизирующий способ действия и помогает избежать ловушек стремления к иллюзорному «оптимальному» решению, концентрируясь на том, что достижимо в реальной практике.
Подробнее можно прочитать здесь:
Русский перевод здесь.
Смотри также:
Отслеживание состояния многих буферов позволяет определить ситуацию, когда вся схема защиты может сломаться
Результативность буферов опирается не просто на сам факт их существования, но также и на их мониторинг и адаптацию. По мере развития проектов должны развиваться и буферы, которые их защищают, что означает, что часть из них уже израсходована непредвиденными задержками, случившимися в прошлом. Однако, при внедрении системы управления буферами концентрация тольо на отдельных проектах или процессах может оказаться недальновидной. Для снижения рисков и предотвращения потенциального каскада неудач необходим более широкий и всесторонний взгляд на схему защиты. Нам необходимо ранее оповещение, что система может сломаться.
Отслеживание буферов
В контексте управления неопределенностью в мультипроектной среде отслеживание буферов неразрывно связано с «диагональным буфером», используемым в Управлении проектами методом Критической цепи (CCPM). Диаграмма «диагонального буфера» графически отображает потребление буфера в сравнении с завершением задач проекта. За счет регулярного отслеживания потребления этих буферов (неважно относятся ли они ко времени, ресурсам или финансам), организации могут получать в реальном времени понимания о состоянии и прогрессе своих проектов. Этот визуальный инструмент в сочетании со скорость потребления буфера дает ясную картину состояния выполнения проекта. Если диаграмма показывает, что буфер расходуется слишком быстро в сравнении с завершением задач, то это служит предупреждающим сигналом, указывающим на существование потенциальных проблем, и позволяет менеджерам проактивно изменять свои стратегии или назначать ресурсы, гарантируя таким образом оптимальный результат проекта.
Современная версия диагонального буфера с использованием инфографики от Epicflow
Скрытый риск: полагаться только на буферы времени
Буферы времени, часто представленные в виде цветовых статусов, могут оказаться ошибочными индикаторами в мультипроектной среде. Хотя они хорошо сигнализируют о потенциальны проблемах в одиночных проектах, они не могут отразить системные риски. Несколько проектов ставшими из «зеленых» «красными» могут казаться независимыми проблемами. Однако, когда много проектов становятся «красными», это может сделать хрупкой всю систему и запустить каскад неудач. В этой точке корректирующие действия обычно уже слишком сильно запоздали, чтобы избежать широкомасштабных сбоев.
Недостающее звено: буферы мощности
Проблемы с мощность, если их игнорировать, приводят к серьезным препятствиям в управлении проектами. Если этими вопросами не занимаются должным образом, то в результате они приводят к тому, что называется «бутылочное горлышко» – перегруженной точке, где скапливаются задачи, что неизбежно приводит к задержкам. Например, если определенная команда инженеров загружена до предела, то все проекты, которые зависят от этой команды, будут опаздывать. Поскольку мощности не привязаны к конкретному проекту, а используются совместно, то их дефицит влияет сразу на множество проектов.
Отслеживание уровня доступной мощности обеспечивает недостающий уровень защиты. Оно предупреждает менеджмент, что совместно используемые ресурсы могут сорвать множество проектов одновременно. Пренебрежение отслеживанием мощности может сделать систему уязвимой для непредвиденных сбоев, что делает подход с использованием двойных буферов обязательным требованием к целостному проектному управлению.
Смотри также:
https://www.epicflow.com/blog/once-in-red-always-in-red/
Смотри также:
Стратегия двойного буфера: всесторонний подход
Наиболее действенная стратегия управления буферами включает в себя как буферы времени, так и буферы мощности. Этот двойной подход предоставляет детальный, многомерный взгляд на состояние проекта, делая возможными проактивные меры, чтобы избежать как неудач отдельного проекта, так и системных сбоев.
Представление двойного буфера в Epicflow
Понимать историю, чтобы планировать будущее
Понимание динамики буферов мощности для планирования будущего будет неполным без учета исторических данных о производительности ваших команд. Эти данные – не просто отражение прошлого, но еще и инструмент предсказания будущего, извлечения уроков из прошлого для того, чтобы обогатить будущие стратегии планирования.
Предположим, что в план инженеру поставлены четыре задачи по 8 часов, при 40-часовой рабочей неделе. Если постоянно выполняются только три задачи, то становится очевидным разрыв между планируемым и фактическим результатом. Эта повторяющаяся картина – не является разовой аномалией, но указывает на необходимость переоценки и адаптации оценок длительности задач или планирования мощности.
Включение исторических данных гарантирует, что будущие стратегии хорошо проработаны, сочетают тренды прошлой производительности и адаптивной реакции на неопределенность. Эти данные служат не просто для фиксации фактов, но как инструмент предвидения, с учетом уроков прошлого для обеспечения адаптивности и устойчивости в будущем.
В случае, когда постоянно выполняются только три из четырех запланированных задач, это указывает на существенную разницу между плановой мощностью и реальным результатом. Такие открытия ведут к переоценке нормативных показателей мощности. На основании исторических данных можно привести в соответствие оценки с реальными трендами. Этот основанный на данных подход создает надежность и адаптивность, обеспечивая результативность и экономичность проектных планов. Он готовит команды к непредвиденным вызовам, повышая гибкость и способность организации реагировать на изменения.
Исторические данные о производительности в Epicflow
Заключение
Хотя буферы времени являются ценными инструментами, их польза может быть серьезно снижена, если игнорировать буферы мощности. Двойная система буферов, которая включает отслеживание в реальном времени как времени, так и мощности существенно облегчает преодоление сложности мультипроектной среды. Этот подход предлагает комплексную систему обеспечения безопасности как для отдельного проекта, так и для общей устойчивости организации.
5. Более общее открытие: мы должны оценивать величину обычной и ожидаемой неопределенности как разумно обоснованный диапазон
Понятие «разумной обоснованности» – субъективно и меняется от ситуации к ситуации. Однако, при использовании его для прогнозирования, требование быть «разумным» предполагает, что мы при вынесении суждений мы будем полагаться как на данные, так и на опыт. Слишком часто мы видим прогнозы предоставляющие одно значение, одну цифру, что создает иллюзию уверенности, которая приводит к ошибкам. По правде говоря, термин «разумно обоснованный» не означает стремления к предельной точности, а лишь обоснование наших ожиданий в реальности.
Не перестраховывайтесь от очень редких событий
Планирование на случай крайне маловероятных событий, вроде цунами, обрушившегося на вашего поставщика, в большинстве сценариев нерационально. Избыточная подготовка к таким отклонениям может заблокировать ресурсы и ухудшить экономичность. Ключевая задача подготовится к наиболее вероятным событиям. Например, если поставщик обещает выполнить заказ за два месяца, разумно обоснованный буфер может быть планирование ожидания в полтора раза больше: три месяца. Это позволяет подготовится к «ожидаемой неопределенности», не размазывая ресурсы слишком тонким слоем.
Используйте инструменты управления рисками, чтоб оценить высокие риски, имеющие низкую вероятность
Для «черных лебедей», которые маловероятны, но могут привести к катастрофическим последствиям, лучше подходят другие механизмы типа страхования или схемы государственной поддержки. Такие механизмы используются отдельно от повседневных буферов и защищают против больших потрясений.
Главное понимание: не прогнозируйте ОДНУ цену, всегда используйте диапазон!
Прогнозы всегда должны быть представлены в виде диапазона, а не единичной точки. Диапазон не только дает более реалистичную картину, но также позволяет лучше спланировать размещение ресурсов.
Собираем все вместе: необходимость «разумно обоснованного диапазона»
Когда дело доходит до принятия решений не важно: прогнозирование ли это продаж на следующий месяц или планирование проекта, нам необходимо перенять практику использования «разумно обоснованных диапазонов». Диапазон предоставляет нам подушку безопасности, предлагая защиту без того, чтобы разбазаривать ресурсы. Это критически важно не только в решения в цепочках поставок, но и в маркетинг, производстве и управлении человеческими ресурсами.
Бюджеты должны отражать реалистичные буферы
Во многих организация бюджеты имеют узкие буферы, обычно называемые «резервами», иногда они не более 5%. Обычно этого недостаточно для того, чтобы справляться с неожиданными изменениями или возможностями. Бюджеты должны быть более динамичными, с большими резервами, которые можно будет использовать, когда это будет действительно необходимо.
Прогнозы, используемые как цели: обоюдоострый меч
Многие организации используют прогнозы для установления целевых значений, что может приводить к непредвиденным последствиям. Например, если вы устанавливает целевой показатель для проекта равным двум неделям, вы можете быть практически уверены, что он не будет завершен раньше, что является сутью закона Паркинсона. Люди часто будут «использовать по полной» отведенное время, иногда фокусируясь на ненужных деталях. Целевые значения должны быть гибкими, допускающими как перевыполнение плана, так и непредвиденные обстоятельства.
Системы показателей должны отражать реалистичные ожидания
Точно также, как в университетских системах оценки, где оценка 84% не означает, что студент действительно отработал лучше, чем другой студент, набравший только 80% и хуже, чем студент, набравший 88%, нам нужна система показателей на рабочем месте, которая отражает более широкие категории. Вместо того, чтобы зацикливаться на небольших числовых различиях, концентрируйтесь на том, что «достаточно хорошо», что «отлично», а что «неприемлемо».
Смотри:
Смотри также:
Резюме
Когда дело касается прогнозирования и планирования, всегда важно думать в терминах диапазонов, а не конкретных цифр. Это обеспечивает более гибкий и реалистичный шаблон для принятия решений и назначения ресурсов. «Разумно обоснованный» не означает чрезмерно осторожный, это означает продуманный и гибкий. По мере того, как мы становимся более опытными, наше понимание того, что является «разумно обоснованным» станет более точным и позволит нам стать более результативными и экономичными во всех аспектах бизнеса.