Борьба с неопределенностью как критически важная часть управления организациями (продолжение). Перевод материалов блога Эли Шрагенхайма

Продолжение публикации перевода статьи Эли Шрагенхайма и Альберта Понстина. Начало зде с ь.

3. Включение механизмов защиты от неопределенности, например буферов

В предыдущем разделе мы указали недооцененную роль обычной и ожидаемой неопределенности в управлении проектами. Эта глава углубляется в мощный инструмент для смягчения воздействия неопределенности: буферы. Помимо просто времени, буферы могут охватывать финансы, трудовые ресурсы и др.

Повседневные стратегии борьбы с неопределенностью

Точно также, как руководители проектов используют буферы для преодоления неопределенности, мы в повседневной жизни применяем аналогичную тактику. Это не сложные планы, а простые, интуитивные шаги, которые работают как страховочная сетка в случае непредвиденных обстоятельств.

Успеть на рейс (буфер времени). Когда вам нужно успеть на рейс, вы обычно стремитесь добраться до аэропорта сильно загодя до времени вылета. Вы принимаете в расчет задержки из-за пробок, длительного досмотра или других непредвиденных событий.
Приготовление ужина (буфер ресурсов и количества). Организовывая ужин, вы можете купить дополнительные ингредиенты. Вы принимаете в расчет вероятность того, что некоторые ингредиенты могут испортится, для рецепта понадобится большее количество, чем ожидалось и, возможно, придет нежданный гость.
Сбережение денег (финансовый буфер). Финансовые консультанты часто рекомендуют иметь резервный фонд для покрытия внезапных, непредвиденных расходов вроде сломавшегося прибора или неотложных медицинских услуг. Это отличается от сохранения денег в инвестиционных целях, которые направлены на преумножение ваших финансовых ресурсов в течение времени. Резервный фонд работает как мгновенный финансовый буфер, предоставляя спокойствие и стабильность в случае непредвиденных неудач.
Ношение зонтика (буфер риска). Даже в случае, когда прогноз погоды говорит только о 10% вероятности дождя, вы можете взять с собой зонт просто на всякий случай.
Наличие запасного колеса (буфер риска и ресурсов). Большинство автомобилей поставляются с запасным колесом. Даже если вы не ожидаете, что ваше колесо когда-нибудь спустит, то у вас есть «запаска» как буфер от потенциальных проблем.
Наличие страховки (буфер риска) Будь то страхование здороавя, автомобиля или недвижимости, идея состоит в том, чтобы иметь буфер для защиты от неожиданного ущерба или проблем со здоровьем.
Многослойна одежда (буфер гибкости). Если вы не уверены в том какая погода, вы может одеть несколько слоев одежды. Таким образом, вы можете приспособится к более теплой или холодной среде, одевая или снимая слои одежды.
Резервный источник питания/зарядки (буфер ресурсов). Мы носим с собой пауэрбанк, если выходим из помещения на длительный период времени, что гарантирует вы не останетесь с неработающим телефоном, даже если батарея телефона разряжается быстрее, чем ожидалось, или вы пользуетесь им больше, чем обычно.
Изучение дополнительных навыков (буфер навыков). Люди часто повышают квалификацию или изучают какие-то вопросы, которые выходят за пределы их изначально профессии. Это не только помогает в персональном развитии, но также работает как буфер от изменений на рынке труда или как возможность смены профессии.

Короче говоря, эти повседневные буферы помогают нам управлять неопределенностью и сохранять душевное спокойствие, давая нам понимание, что хотя мы и не можем предвидеть все события, мы можем подготовится к многим инцидентам.

Буферы означают планирование резервов того, что нам может понадобится

Буферы – жизненно важный инструмент в проектном управлении, который используется для смягчения последствий неопределенности. Хотя буфер времени является самым распространенным, существует несколько типов буферов, о которых имеет смысл знать, каждый из которых нацелен на защиту от конкретного риска.

Обзор типов буферов

Буферы – это избыточные ресурсы, предназначенный для преодоления неизбежной неопределенности. Например, оцененный в 100 человеко-часов проект может включать буфер времени в размере 20 человеко-часов на отсутствие человека на работе или технические проблемы.

«Я помню, как меня пригласил Олимпийский комитет одной из стран для консультации по планированию подготовки к Олимпийским играм. Дата была зафиксирована, весь мир смотрел бы на открытие в эту дату, какие у них могли быть буферы? Вы удивитесь. Их основным буфером было огромный объем денег. Большая часть которого могла бы быть сэкономлена за счет лучшего планирования Иногда вам нужно заложить в план «потери» для создания буфера, но хитрость в том, чтобы нести эти «потери» с умом, чтобы не подвергаться ненужным затратам»

Эли Шрагенхайм

За счет стратегического применения буферов, будь то финансовый буфер для грандиозного события типа Олимпийских игр или буфер времени для менее масштабного проекта, менеджеры могут значительно повысить показатели успеха проекта и готовность к неожиданным проблемам. Этот пример из реальной жизни показывает не только важность наличия буферов, но и важность их оптимизации для сохранения ресурсов.

Предубеждения против буферов

Буферы нужны для управления неопределенностью, хотя они часто сталкиваются с сопротивлением, особенно в управленческих кругах. Это скептицизм возникает из убеждения, что буферы являются избыточно осторожными или расточительными. Когда буферы становятся видимыми, доверие становится критически важным, без него наличие буферов может лишь усилить негативные стереотипы представления о буферах как об инструментах раздувания бюджетов, а не инструментах стратегии. Ключевой вызов – это переосмыслить буферы как жизненно важный элемент проактивного планирования, снижения сопротивления и продвижение гибкого подхода к управлению неизбежной неопределенностью в проекте.

Ключевое новое открытие: включите в планирование видимые буферы!

Если сделать в проекте буферы видимыми способствует прозрачности и результативности. В отличие от традиционных скрытых буферов, видимые буферы облегчают отслеживание проектов и предлагает измеримую «подушку безопасности» для непредвиденных вызовов. Они также устанавливают реалистичные ожидания, подчеркивая гибкость в планировании. Эта видимость противостоит предубеждениям перед буферами, превращая их из потерь в стратегический инструмент. Короче, видимые буферы улучшают измеримость и успех проекта.

Иногда буферы потребляются частично

Важным подмножеством этих видимых буферов – это частично израсходованный буфер. Эти буферы являются динамичными и адаптивными, обеспечивая гибкость для адаптации в реальном времени. Например, если задача проекта [так в тексте, что непонятно, так как у задач буферов в CCPM нет -–Д.Е.] включает буфер в 20 часов, а нужно только 10 часов, бюджет на оставшиеся 10 часов может быть перераспределен или сохранен для будущих нужд. Такая гибкость не только обеспечивает оптимизацию в реальном времени, но и ведет к более экономному управлению ресурсами. Результативное планирование и использование эти динамических буферов – это ключ к успеху проектов.

Планирование видимых буферов должно включать в себя вопрос о том, где эти буферы должны быть размещены. Защита каждой единичной задачи в проекте – бесполезно. На самом деле нам надо защищать обязательства по завершению проекта. Размышление на тему о том, что легко может подорвать безопасное завершение проекта, а также обеспечить качество результата, приведет нас к тому, где эти буферы действительно нужны. В ТОС существует полностью разработанная методология для определения правильного размещения буферов как в проектах, так и в производстве.

Заключение

Буферы служат критически важным механизмом защиты управления проектами от непредсказуемости и неопределенности, присущих любому проекту. Хотя они часто неправильно понимаются или неправильно применяют детально проработанный и стратегический подход может сберечь как время, так и ресурсы в длительной перспективе. Делая буферы видимыми и понимая, что они могут быть частично израсходованными, можно обеспечить проектному подходу большую гибкость, надежность и отказоустойчивость.

Продолжение следует….